LiveOfficeXI3.1SP2用户指南
LiveOfficeXI3.1SP2windows
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此处提到的所有其他名称可能是各自所有者的商标。
2009-07-20 目录 第1章关于本文档
8 1.1本文档的读者.............................................81.2如何使用本文档............................................8 第2章LiveOffice入门 10 2.1概述.....................................................102.2关于LiveOffice内容...................................10 2.2.1LiveOffice概念.....................................112.2.2LiveOffice对象类型................................142.2.3LiveOffice体系结构.................................152.3LiveOffice工具栏......................................152.3.1LiveOffice功能区菜单...............................172.3.2隐藏或显示LiveOffice工具栏........................172.4登录到BusinessObjectsEnterprise........................18 第3章使用LiveOffice中的CrystalReports内容 19 3.1概述.....................................................193.2插入CrystalReports内容................................19 3.2.1登录到安全的数据库...................................193.2.3插入向导：选择文档...................................223.2.4插入向导：指定参数值................................243.2.5插入向导：选择数据...................................263.2.6插入向导：设置过滤器.................................29
4 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 3.2.7插入向导：摘要.......................................313.2.8“摘要”页...........................................313.4数据刷新选项.............................................323.4.2附加信息.............................................343.5修改CrystalReports内容................................343.5.1查看和修改常规对象属性...............................353.5.2为LiveOffice对象添加自定义内容....................363.5.3修改参数值...........................................363.5.4修改字段............................................393.5.5修改过滤器...........................................39 第4章使用LiveOffice中的WebIntelligence内容 42 4.1概述.....................................................424.1.1升级前一版本的内容...................................42 4.2插入WebIntelligence内容...............................434.2.2插入向导：选择文档...................................454.2.3插入向导：指定查询上下文.............................474.2.4插入向导：指定提示值.................................484.2.5插入向导：选择数据...................................494.2.6插入向导：摘要.......................................514.2.7“摘要”页...........................................51 4.3添加更多WebIntelligence报表部件.......................524.4数据刷新选项.............................................53 4.4.2附加信息.............................................554.5修改WebIntelligence内容...............................56 4.5.1查看和修改常规对象属性...............................564.5.2修改提示值...........................................58 目录
5 第5章在LiveOffice中使用查询 60 5.1概述.....................................................605.2插入查询.................................................60 5.2.1启动LiveOffice插入向导............................615.2.2插入向导：选择Universe..............................635.2.3插入向导：指定查询...................................645.2.4插入向导：指定查询上下文.............................745.2.5插入向导：指定提示值.................................765.2.6插入向导：摘要.......................................785.2.7“摘要”页...........................................785.3修改查询.................................................795.3.1查看和修改常规对象属性...............................795.3.2修改提示值...........................................815.3.3更改Universe位置...................................835.3.4修改查询定义.........................................835.3.5修改查询上下文.......................................83 第6章使用LiveOffice对象执行常见任务 85 6.1使用LiveOffice执行常见任务............................856.1.1通过报表修改对象.....................................856.1.2发布和查看文件.......................................876.1.3以本地方式保存数据并将数据保存到资源库...............906.1.4复制并粘贴LiveOffice对象..........................906.1.5通过Outlook分发对象................................916.1.6加载、更新和刷新现有内容............................926.1.7删除LiveOffice对象................................93
6 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 第7章执行高级任务 95 7.1执行高级任务.............................................957.1.1管理提示和参数设置..................................957.1.2修改对象刷新顺序....................................1017.1.3管理全局LiveOffice属性...........................1027.1.4管理文档安全性和访问权限...........................108 第8章LiveOffice疑难解答 111 8.1启用LiveOffice日志记录...............................1118.1.1LiveOffice日志文件示例...........................111 8.2LiveOffice组件疑难解答................................1128.2.1问题：LiveOffice菜单消失...........................1138.2.2问题：对象刷新失败..................................1138.2.3问题：刷新时不能对对象进行排序和过滤................1148.2.4问题：拒绝访问Universe.............................1148.2.5LiveOffice对象大小限制............................114 第9章参考 116 9.1参考部分................................................1169.1.1LiveOffice插入向导................................1169.1.2“选项”对话框......................................1179.1.3“LiveOffice对象属性”对话框......................120 9.2向后兼容性..............................................1219.2.1不支持的功能........................................121 目录
7 附录A更多信息 123 索引..........................................................125 第1章关于本文档 欢迎使用《BusinessObjectsLiveOffice用户指南》。
使用LiveOffice，无论是业务工作者还是经验丰富的数据分析专家，任何人都可以轻松地获取业务信息、创建查询、执行计算以及共享业务问题的答案，而不必了解复杂的数据库语言和结构。
LiveOffice可以帮助像您这样的业务工作者轻松地将准确可信的最新CrystalReports或WebIntelligence信息嵌入到Microsoft®Office文档、电子表格、电子邮件和演示文稿中。
如果了解如何创建文档和电子表格，则在掌握如何使用LiveOffice时将不会有任何问题。
本指南提供全面的信息和过程，以帮助在MicrosoftOffice应用程序环境中执行以下业务任务：•基于可验证的最新实时信息创建简单查询和汇总报表，以分析数据（例如 季度销售数据）、回答重要的业务问题以及制定明智的决策。
•快速查看、修改和刷新现有查询以满足业务需求。
•通过Web或安全地与同事共享结果，以制定合作性战略决策。
LiveOffice作为BusinessObjectsXI3.1SP2生产力套件的一部分，是BusinessObjects所提供的一套查询和分析产品。
1.1本文档的读者 本文档面向想在MicrosoftOffice应用程序环境内使用BusinessObjects数据的MicrosoftOffice应用程序业务用户。
要理解本指南，必须熟悉MicrosoftOfficeExcel、Word、Outlook和PowerPoint，并对BusinessObjectsEnterprise有所了解。
1.2如何使用本文档 本指南包括以下主题和任务 如何使用本文档
9 要执行此操作... 转到此节... 了解主要的LiveOffice概念和第10页上的“关于LiveOf- 产品增强功能。
fice内容” 从MicrosoftOffice应用程序中创建和修改CrystalReports文档。
第19页上的“插入CrystalReports内容” 从MicrosoftOffice应用程序 第43页上的“插入WebIntel- 中创建和修改WebIntelligence文ligence内容” 档。
从MicrosoftOffice应用程序中构建、编辑和刷新Universe查询。
第60页上的“插入查询” 使用LiveOffice对象执行诸如第85页上的“使用LiveOf保存文档和删除对象等常见任务。
fice执行常见任务” 执行较复杂的LiveOffice任务，例如管理提示和配置单一登录身份验证。
第95页上的“执行高级任务” 启动LiveOffice日志记录和解第111页上的“LiveOffice疑 决LiveOffice常见错误。
难解答” 查看参考资料，包括向后兼容性信息以及不支持和不赞成使用的功能的列表。
第116页上的“参考部分” 第2章LiveOffice入门 2.1概述 BusinessObjects™LiveOffice（LiveOffice）允许访问最新的信息，每天可以利用这些信息进行工作，并制定重要的业务决策。
它提供可验证和易于刷新的实时数据。
LiveOffice内置于用户已使用的MicrosoftOffice应用程序中。
所需信息触手可及，并且具有熟悉且易于使用的格式。
LiveOffice使得业务工作者可以从MicrosoftOfficeExcel、Word、Outlook和PowerPoint中轻松访问公司数据，而且在使用复杂的商务智能工具时无需具备IT专业知识。
注意:如果不清楚是否有适当的权限，请与BusinessObjectsEnterprise管理员联系。
可以使用标准的MicrosoftExcel功能和LiveOffice功能对导入的数据设置格式。
本文档高度概括了LiveOffice的概念、特征和功能以及用户界面，以便于快速熟悉该产品。
相关主题•第10页上的“关于LiveOffice内容”•第11页上的“LiveOffice概念”•第14页上的“LiveOffice对象类型”•第15页上的“LiveOffice工具栏”•第18页上的“登录到BusinessObjectsEnterprise” 2.2关于LiveOffice内容 开始在LiveOffice中使用CrystalReports或WebIntelligence内容之前，需要了解LiveOffice内容的工作原理。
关于LiveOffice内容 11 相关主题•第11页上的“LiveOffice概念”•第14页上的“LiveOffice对象类型”•第15页上的“LiveOffice体系结构” 2.2.1LiveOffice概念 要了解如何用LiveOffice数据快速轻松地回答业务问题，需要熟悉以下重要概念：•报表对象（包括实例和部件）•参数和提示•Universe•上下文 相关主题•第11页上的“什么是报表对象、实例和部件”•第13页上的“什么是参数和提示”•第14页上的“什么是Universe？”•第14页上的“什么是上下文？” 2.2.1.1什么是报表对象、实例和部件 当使用LiveOffice在文档中插入数据时，可以从存储在BusinessObjectsEnterprise资源库中的CrystalReports内容或WebIntelligence内容中进行选择。
存储在BusinessObjects资源库中的报表称为报表对象。
报表对象 报表是用户创建的包含表、统计图和图形中所示信息的文档。
报表对象向报表提供数据。
在LiveOffice中，可以使用报表对象，因为这些报表对象与存储在数据库中的最新内容相连接。
因此，在创建报表时，要了解当用户查看报表时报表将包含最新的信息。
当使用CrystalReports或WebIntelligence设计器创建报表对象时，其信息可能来自多个数据库。
报表对象根据需要从数据库中返回来自基础数据源的数据，或者根据所选的刷新选项返回来自基础数据源的数据。
12 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 报表实例 实例是在用户修改源文档或计划报表时，由BusinessObjectsEnterprise创建的对象的版本。
每个实例都包含处理源报表时的最新数据。
实质上，报表实例是一种包含从一个或多个数据库中检索的数据的报表对象。
通常，报表对象设计为使用户能够使用不同的特性计划多个实例。
例如，如果用户运行包含参数的报表对象，他们可以计划一个包含来自特定部门的报表数据的实例，并计划包含来自另一部门的信息的另一个实例，即使两个实例都源自相同的报表对象。
报表部件 报表部件是报表中单独显示的部分，不包含报表页的其余内容。
更准确地说，报表部件是指使用超级链接从源报表对象指向目标LiveOffice对象的对象。
报表部件包括诸如文本或统计图等对象。
关于LiveOffice内容 13 下图显示了LiveOffice中的报表对象、报表实例和报表部件之间的关系。
2.2.1.2什么是参数和提示 参数参数是一个CrystalReports术语。
参数是在生成报表之前需要回答的 问题。
输入的信息或响应方式决定了报表所呈现的信息。
例如，在销售人员使用的报表中，或许有要求用户选择销售区域的参数。
该报表将返回特定地区的结果，而不是返回所有地区的结果。
参数可能是必需的，也可能是可选的。
提示提示是一种WebIntelligence术语，与参数类似。
提示是一种动态过滤 器，每次您刷新报表中的数据时，该过滤器将显示一个问题。
在刷新数据前， 14 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 可以通过键入或选择要查看的提示值来回答提示。
提示可能是必需的，也可能是可选的。
2.2.1.3什么是Universe？ LiveOfficeUniverse是一种抽象的数据库，它以非技术术语形式为业务用户呈现数据。
Universe是一个呈现数据库中可用信息的数据对象的集合。
WebIntelligence和CrystalReports的业务用户可以连接到Universe并运行数据库查询。
例如，数据库可能包含一个用于查看销售数据的Universe以及另一个用于查看客户服务数据的Universe。
用户可以使用Universe中的对象执行数据分析并创建报表，而无需了解或知道有关数据库中基础数据结构的任何信息。
Universe由Universe设计专业人员创建。
2.2.1.4什么是上下文？ Universe上下文指明通过相同的Universe对象回答的业务问题的类型。
例如，用于查看销售数据的Universe可能具有商店销售额的上下文以及另一个合作伙伴销售额的上下文等等。
由于多个上下文可以共享同一Universe中的对象，因此指定Universe上下文有助于确保查询检索正确的数据。
例如，员工费用帐户中的费用数据可能与销售产品产生的费用的数据存储在同一个数据库中。
选择正确的Universe上下文将确保可以获得相应的费用数据。
因此，选择Universe时，可能有多个Universe上下文可供选择。
注意:上下文由系统管理员定义。
2.2.2LiveOffice对象类型 在此版本的LiveOffice中加强了对不同种类的数据对象的支持。
下表说明了在LiveOffice中对字段和报表部件（如统计图和文本）的支持情况。
LiveOffice内容类字段型 报表部件 CrystalReports 是 是 LiveOffice工具栏 15 LiveOffice内容类字段型 WebIntelligence NA 查询面板 是 报表部件是NA 注意:不支持嵌入的CrystalReports子报表。
相关主题•第11页上的“LiveOffice概念” 2.2.3LiveOffice体系结构 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2体系结构使用BusinessObjectsEnterpriseXI3.1SP2的可靠性和Web服务来提供增强的性能、可伸缩性和部署。
2.3LiveOffice工具栏 通过BusinessObjectsLiveOffice工具栏，可以快速访问一些最常用的命令，在创建和修改对象或运行查询以回答业务问题时需要用到这些命令。
利用此工具栏，还可以快速访问MicrosoftOfficeExcel、PowerPoint、Outlook或者Word文档中的LiveOffice对象。
可以执行以下操作：•插入报表对象•刷新所有报表对象•将对象保存在BusinessObjectsEnterprise资源库•导航到LiveOffice对象的源报表 16 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 •访问LiveOffice的帮助工具栏包含以下按钮： 插入CrystalReports内容 有关可以插入的对象的更多信息，请参阅第19页上的“插入CrystalReports内容”。
插入WebIntelligence内容 有关可以使用的选项的更多信息，请参阅第43页上的“插入WebIntelligence内容”。
有关可以使用的选项插入Universe查询的信息，请参阅第60 页上的“插入查询”。
从BusinessObjectsEnterprise中打开 打开资源库资源管理器，并允许选择已发布的文档、CrystalReports或WebIntelligence文档进行插入。
请参阅第22页上的“插入向导：选择文档”。
保存到BusinessObjectsEnterprise中 有关可以使用的选项的信息，请参阅第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise”。
LiveOffice工具栏 17 作为新内容保存到BusinessObjectsEnterprise中 有关可以使用的选项的信息，请参阅第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise”。
刷新所有对象 根据源报表刷新文档中所有对象的数据。
更多相关信息，请参阅第32页上的“数据刷新选项”。
转到对象 使用户可以轻松导航到文档中的任何LiveOffice对象。
帮助显示LiveOffice的联机帮助。
2.3.1LiveOffice功能区菜单 下面所示的BusinessObjectsLiveOffice功能区菜单可帮助在使用任何MicrosoftOffice2007应用程序时创建和修改报表，或者运行查询以回答业务问题。
2.3.2隐藏或显示LiveOffice工具栏 •右键单击任意工具栏，然后选择“BusinessObjectsLiveOffice”。
还可以通过导航到“视图”>“工具栏”，显示或隐藏工具栏。
18 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 工具栏将出现或消失。
2.4登录到BusinessObjectsEnterprise 如果尚未登录，则会在用户添加或修改LiveOffice对象时提示登录到BusinessObjectsEnterprise。
在可以发布文档或打开发布的文档之前，您也必须登录。
2.4.1登录到BusinessObjectsEnterprise
1。
单击“开始”>“程序”>“MicrosoftOffice”，然后选择MicrosoftExcel、Word或PowerPoint以启动应用程序。
2。
单击“LiveOffice”，然后单击“选项”，将出现“选项”对话框。
3。
选择Enterprise选项卡，在以下字段中输入BusinessObjects Enterprise登录凭据：•用户名 •密码
4。
验证“Web服务URL”和“系统”字段中的信息，以确保应用程序指向正确的中央管理系统（CMS）。
例如，如果要插入的WebIntelligence文档位于名为businessobjects01的CMS上，并且Web服务服务器运行于名为businessobjects02的服务器上，则以下信息将是正确的： 系统Web服务URL businessobjects01 http://businessobjects02:8080/dswsbobje/services/session
5。
从下拉列表中选择一种身份验证方法，单击“登录”，然后单击“确定”。
注意:系统管理员将提供“系统”字段、“Web服务URL”字段以及“身份 验证”下拉列表的信息。
相关主题•第109页上的“自动登录到BusinessObjectsEnterprise” 第3章使用LiveOffice中的CrystalReports内容 3.1概述 使用LiveOffice可以在日常使用的MicrosoftOffice应用程序中利用强大、方便和可靠的CrystalReports功能制定更佳的业务决策。
只需简单地点击操作，便可在MicrosoftOfficeExcel、Word、Outlook或PowerPoint中轻松地监控区域销售趋势或分析季度销售数据，并与同事共享分析结果以做出更佳的业务决策。
通过使用LiveOffice，可以肯定地知道制定业务决策时所访问的数据是可靠的最新数据，并且可以根据需要从数据库中轻松地进行刷新。
无须再担心数据的准确性。
通过易用的“LiveOffice插入向导”，可以将CrystalReports报表部件或字段插入到MicrosoftOffice文档中。
3.2插入CrystalReports内容 使用LiveOffice菜单或LiveOffice工具栏可以添加CrystalReports内容。
这两种方法都可以启动易用的“LiveOffice插入向导”，它将轻松地指导用户完成以下操作：选择报表，选择CrystalReports数据对象，然后将其插入到MicrosoftOfficeExcel、PowerPoint、Outlook或Word应用程序中作为LiveOffice对象与同事共享。
3.2.1登录到安全的数据库 出于安全目的，系统管理员可能会使用密码对某些CrystalReports文档和资源库进行保护。
因此，当用户访问或刷新某些文档时，会提示他/她输入登录凭据。
20 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 3.2.1.1执行合并的数据库登录操作
1。
登录到“BusinessObjectsEnterprise”，选择“LiveOffice”>“插入CrystalReports内容”，或单击“插入CrystalReports内容”工具栏按钮，以启动“LiveOffice插入向导”。
2。
导航到要访问的CrystalReports文档。
3。
出现提示时，请输入登录信息和密码。
相关主题•第18页上的“登录到BusinessObjectsEnterprise” 3.2.2启动LiveOffice插入向导
1。
打开MicrosoftOffice文档。
2。
登录到BusinessObjectsEnterprise。
有关更多信息，请参阅第18页 上的“登录到BusinessObjectsEnterprise”。
3。
选择要在其中插入LiveOffice对象的位置。
4。
选择“LiveOffice”>“插入”>“CrystalReports内容”。
注意:在MicrosoftExcel中，还可以从“插入”>“CrystalReports内容”启动此向导。
“LiveOffice插入向导”出现。
如果尚未登录到BusinessObjectsEnterprise，则会提示用户登录。
“LiveOffice插入向导”将指导用户完成选择文档、选择报表内容（字段或报表部件）、选择参数（如有必要）并将数据插入到MicrosoftOffice文档中。
3.2.2.1LiveOffice插入向导概述（针对CrystalReports内容） 要在LiveOffice中使用CrystalReports功能，请使用“LiveOffice插入向导”选择一系列选项。
“LiveOffice插入向导”由五个页面组成，页面的说明如下： 插入CrystalReports内容 21 向导中的页面选择文档 指定参数值选择数据设置过滤器 可完成的操作 •浏览可用报表。
•查找要使用的报表。
如果所选报表需要数据库登录凭据，则将再次提示用户登录。
有关更多信息，请参阅第22页上的“插入向导：选择文档”。
•从预选定的值列表中选择参数值。
•指定在每次刷新数据时是否进行提 示。
有关更多信息，请参阅第24页上的“插入向导：指定参数值” 注意:只有当报表包含预定义参数时才会显示此页面。
无法使用LiveOffice将新参数引入报表。
选择要用于创建LiveOffice对象的CrystalReports部件或字段。
更多相关信息，请参阅第26页上的“插入向导：选择数据”。
选择过滤器以应用于在LiveOffice文档中以字段形式插入的数据。
有关更多信息，请参阅第29页上的“插入向导：设置过滤器”。
注意:只有在选择了以字段形式插入数据时，才会显示此页面。
22 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 向导中的页面摘要 可完成的操作 •键入LiveOffice对象的名称。
•在将对象插入到文档中之前，验证 对象在资源库中的路径。
请参阅第31页上的“插入向导：摘要”。
3.2.3插入向导：选择文档 “LiveOffice插入向导”的首页是“选择文档”页，该页显示BusinessObjectsEnterprise资源库资源管理器，以方便用户导航到所要使用的报表。
“选择文档”页显示用户有权访问的所有Crystal报表，包括发布内包含的报表。
提示:也可以使用搜索功能按标题、关键字、内容或所有字段进行搜索，以快速找到特定报表。
如果要将内容导入到Outlook中的电子邮件，搜索对话框将默认为基于该电子邮件主题行的内容搜索。
注意:如果所选的报表需要数据库登录凭据，则会再次提醒用户提供数据库登录凭据。
请参阅第19页上的“登录到安全的数据库”。
插入CrystalReports内容 23 3.2.3.1使用资源管理器查找文档
1。
在“选择文档”页的左窗格中，导航到包含要使用的报表的文件夹并双击它。
使用左窗格上方的按钮，可以在“文件夹”和“类别”视图之间切换以方便导航。
将展开文件夹层次结构。
如果报表包含在显示的发布内，请选中该发布实例以显示其内容。
注意:对于要导入的报表实例，该实例必须存储在BusinessObjectsEnterprise系统中的某个地方。
直接发送至收件箱的实例未存储在资源库中，因此无法导入到LiveOffice中。
2。
在“选择文档”页的右窗格中，选择要使用的报表，然后单击“下一步”。
24 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 提示: •单击列标题（例如“名称”、“所有者”或“类型”）以便对可用报表排序。
•可以使用框架集上方的搜索对话框，按标题或关键字搜索特定报表或对象。
•如果要导入到Outlook电子邮件，还会提供一个建议文件夹。
为了便于使用，此文件夹将包含基于电子邮件主题行的内容搜索的结果。
•“最近的文档”文件夹还包含最近创建或修改的所有报表，以方便进行访问。
3.2.3.2下一步：插入向导 如果所选的报表包含参数，“LiveOffice插入向导”的下一页将是“指定参数值”页。
请参阅第24页上的“插入向导：指定参数值”。
如果所选的报表不包含参数，“LiveOffice插入向导”的下一页将是“选择数据”页。
有关更多信息，请参阅第26页上的“插入向导：选择数据”。
3.2.4插入向导：指定参数值 “LiveOffice插入向导”的第二页是“指定参数值”页。
本节演示使用参数来填充动态选取列表。
例如，在销售经理可能用于监控区域销售活动的“按位置列出的活动”报表对象中，其报表可能有一个名为“选择区域”的参数，该参数带有含“东部地区”和“西部地址”值的值列表。
插入CrystalReports内容 25 3.2.4.1从值列表中指定参数值
1。
在“指定参数值”页面中，从可用下拉列表中选择要包括的参数值。
2。
单击“下一步”。
注意:必须为每个必需参数选择一个值。
如果参数是可选的，则可以将值保留为未指定。
可将此参数值列表与MicrosoftOfficeExcel电子表格的特定单元格绑定，以方便更新。
有关参数绑定和修改参数值的信息，请参阅第36页上的“修改参数值”。
但是，首先必须选择要以报表部件形式包括的数据，并将其以LiveOffice对象的形式插入到MicrosoftOffice文档中。
请参阅第26页上的“插入向导：选择数据”。
26 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 3.2.5插入向导：选择数据 “LiveOffice插入向导”的第三页是“选择数据”页，该页会提示用户选择要包括和插入到MicrosoftOffice文档中的报表的部件或字段。
提示:单击“切换到字段”，以字段形式（而不是以报表部件形式）显示可用对象。
相关主题•第50页上的“选择部件作为数据集”•第27页上的“选择字段作为数据集” 插入CrystalReports内容 27 3.2.5.1选择部件作为数据集
1。
选择查看报表数据的首选选项：•单击“切换交互式参数”按钮，在“交互式参数”窗格中调整参数值。
使用窗格中每个参数下的下拉列表来调整此值。
选择完参数值后，单击“应用”。
注意:如果报表不包含预定义参数，或者如果单击“切换到字段”，“切换交互式参数”图标将不会出现。
•单击“切换组树”按钮，以切换文档视图。
例如，在季度销售报表中，数据可以在文档树视图中按销售人员和产品进行分组和排序，以便快速访问。
•选择工具栏中的左向箭头或右向箭头以导航到报表中的特定页。
•选择“搜索”图标以在报表中搜索文本字符串（例如销售人员的姓名）。
•从可用的下拉列表中为报表选择页面放大或缩放系数以获得最佳显示。
2。
在文档查看器中，选择要包括的报表部件或对象。
例如，对于季度销售报表，可以包括销售人员的姓名、他们的产品类和季度销售总量。
提示:可使用ALT+单击选择多个要插入到MicrosoftOffice应用程序的报表部件。
3。
单击“下一步”。
3.2.5.1.1下一步：插入向导 如果已将数据作为报表部件插入，下一页将为“摘要”页。
用户可以先在此页中为LiveOffice对象命名并验证它在资源库中的位置，然后才将其插入到文档中。
3.2.5.2选择字段作为数据集 本主题说明如何在MicrosoftOffice文档中以数据集的形式插入字段。
28 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 注意:如果已决定选择Crystal报表的部件，则不会显示“选择字段”对话框。
1。
在LiveOffice插入向导的“选择数据”页中，选择“切换到字段”选项。
2。
在“可用字段”列表中，单击要包括在报表对象中的字段，然后单击向右箭头（“>”）。
选定的字段出现在“选定字段”列表中。
3。
使用向上和向下箭头，根据需要更改所包含字段的顺序。
4。
单击“下一步”。
3.2.5.2.1下一步：插入向导 如果已将数据作为字段插入，下一页将为“设置过滤器”页。
请参阅第29页上的“插入向导：设置过滤器”。
插入CrystalReports内容 29 3.2.6插入向导：设置过滤器 仅当将数据作为字段形式插入，“设置过滤器”页才会出现。
可以将过滤器应用到CrystalReports文档中所有可用的字段，以限制报表中的数据，即使字段未显示在文档中也一样。
注意:在MicrosoftPowerPoint中，LiveOffice对象只能显示50行和50列数据。
如果插入包含超过此限制的数据的报表视图，数据将被截断。
可以减少报表对象中显示的字段数或者添加过滤器，以便将数据减少到少于50行和50列。
3.2.6.1过滤数据
1。
在LiveOffice插入向导的“设置过滤器”页面中，单击要过滤的字段。
2。
从右边的“运算符”下拉列表中选择一个适合的运算符。
30 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 可以选择多种不同类型的运算符。
可以使用值列表中的值进一步限定运算符。
为您提供的选项取决于选定的运算符。
注意: •如果要过滤出空值，可以将“为空”和“不为空”运算符与其他运算符结合使用。
“不等于”运算符也可过滤出空值。
•如果将过滤器添加到计算所得字段，您必须键入值，而不是从列表中选择。
LiveOffice无法从基础数据库中检索计算所得值。
3。
为所选的运算符从值的下拉列表中选择值，并单击“添加过滤器”。
过滤器和适用的值将出现在它们所应用到的字段的下方。
过滤器将以注释或书签的形式存储在包含过滤器的字段中。
4。
单击“下一步”。
插入CrystalReports内容 31 3.2.7插入向导：摘要 3.2.8“摘要”页 将当前对象插入MicrosoftOffice应用程序之前，“摘要”页是“LiveOffice插入向导”中的最后一个屏幕。
按照下面的说明进行操作，以完成创建LiveOffice对象的过程。
1。
从“摘要”页中，命名LiveOffice对象，并验证其在BusinessObjects 资源库中的路径
2。
单击“完成”以将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档。
将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档时，将出现一个进度条。
32 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 现在用户可以修改对象属性，修改参数或提示设置，配置数据刷新选项，或者保存包含此嵌入的LiveOffice对象的Office文档。
相关主题•第53页上的“数据刷新选项”•第90页上的“以本地方式保存数据并将数据保存到资源库” 3.3添加更多来自同一数据源的对象 用户可以快速轻松地将来自同一数据源的更多对象添加到MicrosoftOffice文档中。
注意:本节中的信息不适用于嵌入在收到的电子邮件中的LiveOffice对象。
1。
选择源LiveOffice对象。
2。
右击并指向“LiveOffice”，然后单击“从同一报表新建对象”。
将在LiveOffice插入向导中重新启动源报表。
3。
选择要添加的其他报表部件并使用“LiveOffice插入向导”插入这些部 件。
提示:可以使用ALT++单击选择相同类型的多个报表部件。
例如，可以选择销售报表中的所有国家/地区并在MicrosoftOffice文档中将它们以行集的形式插入。
3.4数据刷新选项 刷新对象时返回的数据取决于：用•作源对象的该对象的类型。
所•选的数据刷新选项。
用户可以从“LiveOffice”>“刷新选项”或从“LiveOffice对象属性”对话框中更改LiveOffice报表对象的刷新行为。
用户还可以更改MicrosoftOffice文档中LiveOffice对象的刷新顺序。
数据刷新选项 33 相关主题•第101页上的“修改对象刷新顺序” 3.4.1配置LiveOffice对象的刷新选项
1。
在MicrosoftOffice文档中，右击要为其更改刷新属性的LiveOffice对象。
2。
从“LiveOffice”菜单中，单击“刷新选项”。
将出现“刷新选项”对话框。
3。
选择要使用的刷新选项，然后单击“确定” 刷新选项 定义 为特定用户刷新选定LiveOffice对象的最新实例。
从下拉列表中选择要使用其实例的用户，默认值是“当前用户”（基于登录时所用的数据库凭据）。
最新实例：来自<用户>计划的最新实例 注意:从发布中所含报表的最新实例刷新时，LiveOffice将从当前用户的最新发布实例中获取报表内容。
发布实例必须以报表格式发布至某个Enterprise位置。
LiveOffice无法访问设置为直接分发至用户收件箱的实例。
按需：从数据库中 刷新数据库中的数据。
这是默认值。
基于与已发布报表一起保存的数 使用随报表保存的数据：来自已据来刷新选定的实例。
仅当已发布 保存的数据报表 包含已保存数据的报表之后，此选 项才有效。
34 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 刷新选项 定义 特定实例：来自报表的特定实例只刷新选定实例的数据。
3.4.2附加信息 注意:“按需”是默认选项，如果报表对象没有报表实例或版本，并且没有与报表一起保存的数据，则它将是唯一的可用选项。
注意:出于安全方面的原因，如果选择在保存文档时删除数据，则无论何人打开文档，都将看到一条消息，告知数据已删除。
他们必须刷新对象才可以查看导入的LiveOffice对象。
要刷新对象，用户需要安装LiveOffice并具有访问BusinessObjectsEnterprise中的源对象的权限。
有关隐藏数据的更多信息，请参阅第108页上的“管理文档安全性和访问权限”。
3.5修改CrystalReports内容 使用BusinessObjectsLiveOffice（LiveOffice）中的多种功能，可以轻松地修改现有CrystalReports文档。
本节包含以下内容，单些相应的链接可以跳转到相应的主题： 相关主题•第35页上的“查看和修改常规对象属性”•第36页上的“为LiveOffice对象添加自定义内容”•第36页上的“修改参数值”•第39页上的“修改字段”•第39页上的“修改过滤器” 修改CrystalReports内容 35 3.5.1查看和修改常规对象属性 用户还可以显示和修改CrystalReports对象的属性。
在“LiveOffice对象属性”窗口中可以查看和修改当前文档中的所有对象。
3.5.1.1查看LiveOffice对象的属性
1。
从MicrosoftOffice应用程序中，右击LiveOffice对象并单击“属 性”。
将出现“对象属性”对话框。
注意:显示的属性和可用的选项卡取决于所选对象的类型。
2。
选择包含要修改的一个或多个对象的“对象/报表”。
36 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南
3。
选择要修改其属性的一个或多个对象。
4。
执行以下任一操作： •单击“常规”选项卡，以查看有关一个或多个对象的信息并修改诸如报表位置和对象名称之类的属性。
•单击“提示”选项卡，以查看当前参数设置并访问一个或多个选定对象的“指定参数值”窗口。
•单击“刷新”选项卡，以查看并修改一个或多个选定对象的刷新选项。
3.5.2为LiveOffice对象添加自定义内容 以表形式插入的LiveOffice对象由行和列组成。
用户可以在对象中插入列或行，以及添加自己的自定义内容。
当对象的数据刷新时，自定义内容将会保留。
1。
转到LiveOffice对象。
2。
选择与要插入的新列或行相邻的单元格、行或列。
3。
单击鼠标右键，指向LiveOffice，然后单击“插入行”或“插入列”。
在选定单元格的上方将插入一行，或在该单元格的左侧将插入一列。
重复上述操作，直至插入所需的所有行或列。
插入第一行或列之后，LiveOffice菜单将启用“删除行”或“删除列”。
要删除已添加的行或列，至少需要选择该行或列中的一个单元格。
单击鼠标右键，指向LiveOffice，然后单击“删除行”或“删除列”。
3.5.3修改参数值 如果LiveOffice对象基于包含参数的报表对象，则可以在插入对象时更改参数值，也可以稍后更改这些值。
如果在将LiveOffice对象插入到MicrosoftOffice文档中时未指定参数值，则LiveOffice将使用当前值。
注意:如果报表对象包含必需参数，则必须在插入对象之前先指定参数值。
可以修改LiveOffice属性，以便在刷新数据时提示输入参数值。
也可以使用LiveOffice菜单和上下文菜单上的命令来修改参数值和设置。
修改CrystalReports内容 37 3.5.3.1修改参数或提示值和设置 通过CrystalReports对象的“指定参数值”对话框或WebIntelligence对象和查询的“指定提示值”对话框，可以设置相关值以用于指定所选LiveOffice对象使用的数据。
为所有Office应用程序提供了两个选项，并在Excel中提供了附加的第三个选项。
在Excel中工作时，用户可以选择将值与单元格绑定。
如果希望从Excel中自动更新值，绑定是一种很有用的方式。
用户可以将参数或提示值键入到单元格中（如果选定了此选项），也可以从单元格的下拉菜单中选择值。
例如，如果有一个“按区域列出的活动”报表，它包含“选择区域”参数，绑定单元格可能在下拉值列表中包含值“东部地区”和“西部地区”。
当选择值时，对象的数据将更新以反映所做的新选择。
1。
在MicrosoftOffice文档中，右键单击包含所需参数或提示的LiveOffice对象，然后单击“LiveOffice”>“提示设置”。
将显示“指定参数值”（或“指定提示值”）对话框。
2。
选择要修改的参数或提示，并从以下选项中选择以指定值： •如果每次刷新LiveOffice对象时都希望该对象提示用户选择参数或提示值，请选择“总是询问值”选项。
•选定“选择值列表”选项以将LiveOffice对象绑定到特定参数或提示值。
单击浏览按钮以启动“指定参数值”对话框。
从下拉菜单中选择参数或提示值或者添加新值。
3。
如果在MicrosoftExcel中处理对象，以下附加选项可用： •如果想将参数或提示绑定到Excel电子表格中的某个区域，请选定“选择Excel数据范围”选项。
注意:接受多个离散值的参数和提示可以绑定到包含多个单元格的区域或名称变量。
选择以下其中一种方式来选择区域： •打开下拉列表并选择一个现有的名称变量。
•键入区域的地址。
•单击下拉列表右边的指定区域按钮 。
将显示“绑定参数”或 “绑定提示”对话框。
选择电子表格内的可用区域，然后单击“确 定”。
注意:通过“绑定参数”或“绑定提示”对话框，可选择当前工作表上任意位置处的区域，或工作簿中的任何其它工作表。
以下附加选项可用于绑定到区域的参数和提示： 38 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 •将参数列表附加到绑定单元格的下拉列表：如果选中此框，则将在每个选定的单元格内创建一个下拉列表，其中会列出选定参数的所有可能值。
警告:如果对值列表较大的参数或提示使用此选项，则将增加工作簿的总体大小；并可能会在刷新数据时降低性能和延长响应时间。
•刷新时更新参数列表：如果选中此框，则将刷新可用于选定参数的值列表。
警告:如果对值列表较大的参数或提示使用此选项，则将增加工作簿的总体大小；并可能会在刷新数据时降低性能和延长响应时间。
以下附加选项适用于范围类型的参数和提示：•包含此值：如果选中此框，则会将选定值添加到数据集中。
•无下限/上限值：如果选中此框，可使数据集忽略参数范围的下限 值或上限值。
4。
单击“确定”以关闭“指定参数值”（或“指定提示值”）对话框。
随后将自动刷新报表数据。
提示:这是默认的LiveOffice刷新行为，要修改此行为，请单击“LiveOffice”>“选项”，将出现“选项”对话框。
在“常规”部分下，使用复选框可指定首选的刷新行为。
3.5.3.2在单元格绑定更改时自动刷新数据 如果在MicrosoftOfficeExcel中使用LiveOffice对象，则本主题十分贴切。
1。
在“LiveOffice”菜单上，单击“选项”。
2。
在“选项”对话框中，单击“常规”选项卡。
3。
选择“绑定单元格变更时刷新LiveOffice对象”。
4。
单击“确定”。
注意:在刷新任何单独的LiveOffice对象时，将打开“指定参数值”对话框并允许修改参数值。
修改CrystalReports内容 39 3.5.4修改字段 可以在基于CrystalReports文档或文档实例的报表对象中添加或删除字段。
3.5.4.1添加或删除字段
1。
单击要修改的LiveOffice对象中的任何单元格。
2。
在“LiveOffice”菜单上，单击“修改”，然后单击“添加/删除字段”，打开LiveOffice插入向导的“选择数据”页面。
3。
执行以下操作之一：•若要添加某个字段，请在“可用字段”列表中选择该字段，然后单击向右箭头(>)。
•若要删除某个字段，请在“选定字段”列表中选择该字段，然后单击向左箭头（<）。
4。
若要更改所包含字段的顺序，请使用向上和向下箭头。
5。
单击“确定”应用更改。
相关主题•第27页上的“选择字段作为数据集” 3.5.5修改过滤器 可以在文档中添加、修改和删除过滤器。
可以将过滤器应用到源CrystalReports文档中的任何字段，即使未显示字段也一样。
3.5.5.1添加或修改过滤器
1。
单击要修改的报表中的任何单元格。
2。
在“LiveOffice”菜单上，单击“修改”，单击“过滤器设置”，然后单击“添加/修改”以打开“LiveOffice插入向导”的“过滤器设置”页面。
提示:通过LiveOffice快捷菜单也可以使用此命令。
3。
在“过滤器设置”页中，单击要过滤的字段。
4。
如果要修改某个现有过滤器，请选择该过滤器。
5。
从右边的“运算符”列表中选择一个适合的运算符。
40 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 可以选择多种不同类型的运算符。
可以使用值列表进一步限定运算符。
为您提供的选项取决于选定的运算符。
如果要过滤出空值，可以将“为空”和“不为空”运算符与其他运算符结合使用。
“不等于”运算符也可过滤出空值。
注意: •如果将过滤器添加到计算所得字段，您必须键入值，而不是从列表中选择。
LiveOffice无法从基础数据库中检索计算所得值。
•如果设置了报表对象中个别单元格的格式，并随后更改了过滤器，则设置了格式的单元格可能会消失。
6。
单击“添加过滤器”将过滤器添加到字段。
过滤器将出现在它所应用到的字段的下方。
7。
单击“确定”应用更改。
3.5.5.2删除过滤器
1。
在包含要删除过滤器的文档中选择单元格。
2。
在“LiveOffice”菜单上，单击“修改”，单击“过滤器设置”，然后单击“添加/修改”以打开LiveOffice插入向导的“过滤器设置”页面。
提示:也可以右键单击LiveOffice对象，依次指向“LiveOffice”、“过滤器设置”，然后单击“添加/删除”。
3。
在“过滤器设置”页面中，选择要删除的过滤器，单击“删除过滤器”，然后单击“确定”。
3.5.5.3选择作为过滤器设置的特定字段值 也可以针对特定字段值集或在其上进行过滤，以减少报表中的数据。
例如，如果报表数据包含有关某一类自行车的信息，则可能有包含以下信息的三个字段：大小、颜色和价格。
这些自行车可能有四种颜色：红色、黑色、蓝色和绿色。
如果希望报表仅显示黑色自行车的大小和价格，则可以使用“针对值”过滤器设置来返回该信息。
或者，可以使用“排除值”来排除特定值。
3.5.5.3.1针对某个值
1。
单击包含要作为过滤器包括在内的字段值的单元格。
例如，黑色的自行 车。
2。
在“LiveOffice”菜单上，依次单击“修改”、“过滤器设置”和“针对 值”。
修改CrystalReports内容 41 报表现在将显示黑色自行车的大小和价格信息。
若要恢复默认视图，请删除该过滤器。
3.5.5.3.2排除某个值
1。
单击包含要排除的值的单元格。
2。
在“LiveOffice”菜单上，依次单击“修改”、“过滤器设置”和“排除 值”。
LiveOffice删除包含选定值的该字段中的行。
在此示例中，所有红色自行车将从字段中消失。
若要恢复默认视图，请删除该过滤器。
第4章使用LiveOffice中的WebIntelligence内容 4.1概述 使用WebIntelligence可以在和上访问业务信息，以便进行功能强大的AdHoc查询和完善且易于使用的交互式分析。
借助BusinessObjectsLiveOffice（以下简称“LiveOffice”），可以轻松便捷地在MicrosoftOffice应用程序环境中处理WebIntelligence数据。
可以编译、分析和处理日常使用的MicrosoftOfficeExcel、PowerPoint、Outlook和Word文档中的实时WebIntelligence数据，从而制定改进的合作性策略。
4.1.1升级前一版本的内容 LiveOffice的早期版本支持将WebIntelligence字段插入到MicrosoftOffice文档中。
此版本与LiveOffice的早期版本向后兼容，因此可以升级WebIntelligence内容。
4.1.1.1升级前一版本中的WebIntelligence对象
1。
打开包含前一版本的WebIntelligence对象的MicrosoftOffice文 档。
2。
登录到BusinessObjectsEnterprise并启动“LiveOffice插入向导”。
将提示您升级。
3。
单击“确定”将WebIntelligence文档转换为此版本的LiveOffice 文档。
4。
升级流程完成之后，请右键单击该对象，选择“添加/删除字段”以修改 字段列表设置，或选择“刷新对象”以刷新字段。
插入WebIntelligence内容 43 4.2插入WebIntelligence内容 使用LiveOffice菜单或LiveOffice工具栏可以添加WebIntelligence内容。
这两种方法都可以启动易用的“LiveOffice插入向导”，它将轻松地指导用户完成以下操作：选择报表，选择WebIntelligence数据对象，然后将其插入到MicrosoftOfficeExcel、PowerPoint、Outlook或Word应用程序中作为LiveOffice对象与同事共享。
4.2.1启动LiveOffice插入向导
1。
打开MicrosoftOffice文档。
2。
登录到BusinessObjectsEnterprise。
有关更多信息，请参阅第18页 上的“登录到BusinessObjectsEnterprise”。
3。
选择要在其中插入LiveOffice对象的位置。
4。
选择“LiveOffice”>“插入”>“WebIntelligence内容”。
注意:在MicrosoftExcel中，还可以从“插入”>“WebIntelligence内容”启动此向导。
“LiveOffice插入向导”出现。
如果尚未登录到BusinessObjectsEnterprise，则会提示用户登录。
“LiveOffice插入向导”将指导用户完成选择文档、选择报表内容、选择提示值（如有必要）并将数据插入到MicrosoftOffice文档中。
4.2.1.1LiveOffice插入向导概述（针对WebIntelligence内容）要在LiveOffice中使用WebIntelligence功能，请使用“LiveOffice 插入向导”选择一系列选项。
“LiveOffice插入向导”由五个页面组成，页面的说明如下： 44 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 向导中的页面选择文档指定查询上下文指定提示值选择数据摘要 可完成的操作 •浏览可用报表。
•查找要使用的报表。
请参阅第45页上的“插入向导：选择文档”。
如果所选的WebIntelligence数据存在多个上下文，则必须指定要使用的上下文。
例如，应用于“市场营销”上下文或“销售”上下文的WebIntelligence报表部件。
请参阅第47页上的“插入向导：指定查询上下文”。
•从预选定的值列表中选择提示值。
•指定在每次刷新数据时是否进行提 示。
请参阅第48页上的“插入向导：指定提示值”。
选择要用于创建LiveOffice对象的WebIntelligence报表部件。
请参阅第49页上的“插入向导：选择数据”。
•键入LiveOffice对象的名称。
•在将对象插入到文档中之前，验证 对象在资源库中的路径。
请参阅第51页上的“插入向导：摘要”。
插入WebIntelligence内容 45 4.2.2插入向导：选择文档 “LiveOffice插入向导”的首页是“选择文档”页，该页显示BusinessObjectsEnterprise资源库资源管理器，以方便用户导航到所要使用的报表。
“选择文档”页显示用户有权访问的所有WebIntelligence报表，包括发布内包含的报表。
提示:也可以使用搜索功能按标题、关键字、内容或所有字段进行搜索，以快速找到特定报表。
如果要将内容导入到Outlook中的电子邮件，搜索对话框将默认为基于该电子邮件主题行的内容搜索。
46 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 4.2.2.1使用资源管理器查找文档
1。
在“选择文档”页的左窗格中，导航到包含要使用的报表的文件夹并双击它。
使用左窗格上方的按钮，可以在“文件夹”和“类别”视图之间切换以方便导航。
将展开文件夹层次结构。
如果报表包含在显示的发布内，请选中该发布实例以显示其内容。
注意:对于要导入的报表实例，该实例必须存储在BusinessObjectsEnterprise系统中的某个地方。
直接发送至收件箱的实例未存储在资源库中，因此无法导入到LiveOffice中。
2。
在“选择文档”页的右窗格中，选择要使用的报表，然后单击“下一步”。
提示: •单击列标题（例如“名称”、“所有者”或“类型”）以便对可用报表排序。
•可以使用框架集上方的搜索对话框，按标题或关键字搜索特定报表或对象。
•如果要导入到Outlook电子邮件，还会提供一个建议文件夹。
为了便于使用，此文件夹将包含基于电子邮件主题行的内容搜索的结果。
•“最近的文档”文件夹还包含最近创建或修改的所有报表，以方便进行访问。
4.2.2.2下一步：插入向导 注意: •如果所选的报表包含多个上下文，“LiveOffice插入向导”的下一页将是“指定上下文”页。
请参阅第47页上的“插入向导：指定查询上下文”。
•如果所选的报表不包含多个上下文，但包含提示，“LiveOffice插入向导”的下一页将是“指定提示值”页。
请参阅第48页上的“插入向导：指定提示值”。
•如果所选的报表不包含提示或多个上下文，“LiveOffice插入向导”的下一页将是“选择数据”页。
请参阅第49页上的“插入向导：选择数据”。
插入WebIntelligence内容 47 4.2.3插入向导：指定查询上下文 上下文是Universe中定义的一组数据对象，这些对象共享共同的商务目的。
如果选定的数据包括在多个上下文中，则必须指定要使用的上下文。
4.2.3.1指定上下文
1。
在“LiveOffice插入向导”的“指定查询上下文”页中，从列表中选择上下文。
2。
单击“下一步”。
如果选定的WebIntelligence报表包含提示，下一页将是“指定提示值”；如果报表不包含提示，则显示“选择数据”页。
48 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 4.2.4插入向导：指定提示值 只有当已为报表指定了提示时，才会显示“指定提示值”页面。
提示是必需或可选的。
如果此页面上列出的所有提示都是可选的，则在此阶段不必指定提示值，请单击“下一步”，并指定刷新对象时的提示值。
1。
在“指定提示值”页面上，为要指定的每个提示值执行以下操作之一： •在搜索字段中键入值，以便从预先选择的选项列表中搜索提示值。
单 击 ，以便为搜索字符串指定“忽略大小写”或“区分大小写”。
单击“>”以将其添加到选定的值中。
插入WebIntelligence内容 49 注意:如果可用值的列表为空或需要更新，请单击“刷新列表”图标 。
•双击显示的值以将其添加到选定值列表中。
•键入提示值，并单击“>”将该值添加到值列表。
2。
单击“下一步”。
将出现“选择数据”页面。
4.2.5插入向导：选择数据 “LiveOffice插入向导”的第四页是“选择数据”页，该页会提示用户选择要包括和插入到MicrosoftOffice文档中的报表部件。
50 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 4.2.5.1选择部件作为数据集
1。
选择查看报表数据的首选选项：•单击“切换交互式参数”按钮，在“交互式参数”窗格中调整参数值。
使用窗格中每个参数下的下拉列表来调整此值。
选择完参数值后，单击“应用”。
注意:如果报表不包含预定义参数，或者如果单击“切换到字段”，“切换交互式参数”图标将不会出现。
•单击“切换组树”按钮，以切换文档视图。
例如，在季度销售报表中，数据可以在文档树视图中按销售人员和产品进行分组和排序，以便快速访问。
•选择工具栏中的左向箭头或右向箭头以导航到报表中的特定页。
•选择“搜索”图标以在报表中搜索文本字符串（例如销售人员的姓名）。
•从可用的下拉列表中为报表选择页面放大或缩放系数以获得最佳显示。
2。
在文档查看器中，选择要包括的报表部件或对象。
例如，对于季度销售报表，可以包括销售人员的姓名、他们的产品类和季度销售总量。
提示:可使用ALT+单击选择多个要插入到MicrosoftOffice应用程序的报表部件。
3。
单击“下一步”。
插入WebIntelligence内容 51 4.2.6插入向导：摘要 4.2.7“摘要”页 将当前对象插入MicrosoftOffice应用程序之前，“摘要”页是“LiveOffice插入向导”中的最后一个屏幕。
按照下面的说明进行操作，以完成创建LiveOffice对象的过程。
1。
从“摘要”页中，命名LiveOffice对象，并验证其在BusinessObjects 资源库中的路径
2。
单击“完成”以将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档。
将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档时，将出现一个进度条。
52 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 现在用户可以修改对象属性，修改参数或提示设置，配置数据刷新选项，或者保存包含此嵌入的LiveOffice对象的Office文档。
相关主题•第53页上的“数据刷新选项”•第90页上的“以本地方式保存数据并将数据保存到资源库” 4.3添加更多WebIntelligence报表部件 可以快速轻松地将其他报表部件添加到LiveOfficeWebIntelligence文档中。
4.3.1添加同一源中的报表部件
1。
在MicrosoftOffice文档中选择源LiveOffice对象。
2。
单击鼠标右键，指向LiveOffice，然后单击“从同一报表新建对象”。
将出现“从相同源插入”窗口。
数据刷新选项 53
3。
选择要添加的报表部件，然后单击“插入”按钮。
LiveOffice将自动插入此部件。
完成插入来自该源的其它部件之后，单击“关闭”以返回到Office文 档。
4.4数据刷新选项 刷新对象时返回的数据取决于：•用作源对象的该对象的类型。
54 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 •所选的数据刷新选项。
用户可以从“LiveOffice”>“刷新选项”或从“LiveOffice对象属性”对话框中更改LiveOffice报表对象的刷新行为。
用户还可以更改MicrosoftOffice文档中LiveOffice对象的刷新顺序。
相关主题•第101页上的“修改对象刷新顺序” 4.4.1配置LiveOffice对象的刷新选项
1。
在MicrosoftOffice文档中，右击要为其更改刷新属性的LiveOffice对象。
2。
从“LiveOffice”菜单中，单击“刷新选项”。
将出现“刷新选项”对话框。
3。
选择要使用的刷新选项，然后单击“确定” 刷新选项 定义 为特定用户刷新选定LiveOffice对象的最新实例。
从下拉列表中选择要使用其实例的用户，默认值是“当前用户”（基于登录时所用的数据库凭据）。
最新实例：来自<用户>计划的最新实例 注意:从发布中所含报表的最新实例刷新时，LiveOffice将从当前用户的最新发布实例中获取报表内容。
发布实例必须以报表格式发布至某个Enterprise位置。
LiveOffice无法访问设置为直接分发至用户收件箱的实例。
数据刷新选项 55 刷新选项 定义 按需：从数据库中 刷新数据库中的数据。
这是默认值。
基于与已发布报表一起保存的数 使用随报表保存的数据：来自已据来刷新选定的实例。
仅当已发布 保存的数据报表 包含已保存数据的报表之后，此选 项才有效。
特定实例：来自报表的特定实例只刷新选定实例的数据。
4.4.2附加信息 注意: •如果WebIntelligence报表不包含实例，并且报表创建者未将其设置为“打开时刷新”，“使用随报表保存的数据”则为默认选项。
•如果WebIntelligence报表创建者已将此报表设置为“打开时刷新”，“按需”则为默认选项；如果此报表未包含实例，或者未包含随报表一起保存的数据，此选项则将是唯一可用的选项。
•如果WebIntelligence报表包含可供当前用户使用的实例，“最新实例”则为默认选项。
注意:出于安全方面的原因，如果选择在保存文档时删除数据，则无论何人打开文档，都将看到一条消息，告知数据已删除。
他们必须刷新对象才可以查看导入的LiveOffice对象。
要刷新对象，用户需要安装LiveOffice并具有访问BusinessObjectsEnterprise中的源对象的权限。
有关隐藏数据的更多信息，请参阅第108页上的“管理文档安全性和访问权限”。
56 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 4.5修改WebIntelligence内容 还可以修改现有WebIntelligence数据对象。
本节说明如何查看和修改现有LiveOffice对象。
本节包含以下内容，单些相应的链接可以跳转到相应的主题： 相关主题•第56页上的“查看和修改常规对象属性”•第58页上的“修改提示值” 4.5.1查看和修改常规对象属性 用户还可以显示和修改WebIntelligence对象的属性。
在“LiveOffice对象属性”窗口中可以查看和修改当前文档中的所有对象。
4.5.1.1查看LiveOffice对象的属性
1。
从MicrosoftOffice应用程序中，右击LiveOffice对象并单击“属 性”。
将出现“对象属性”对话框。
修改WebIntelligence内容 57 注意:显示的属性和可用的选项卡取决于所选对象的类型。
2。
选择包含要修改的一个或多个对象的“对象/报表”。
3。
选择要修改其属性的一个或多个对象。
4。
执行以下任一操作： •单击“常规”选项卡，以查看有关一个或多个对象的信息并修改诸如报表位置和对象名称之类的属性。
•单击“提示”选项卡，以查看当前参数设置并访问一个或多个选定对象的“指定参数值”窗口。
•单击“刷新”选项卡，以查看并修改一个或多个选定对象的刷新选项。
58 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 4.5.2修改提示值 可以在插入WebIntelligence数据对象时更改提示值，也可以稍后更改这些值。
插入对象时如果未指定提示值，则LiveOffice将使用当前提示值。
4.5.2.1修改参数或提示值和设置 通过CrystalReports对象的“指定参数值”对话框或WebIntelligence对象和查询的“指定提示值”对话框，可以设置相关值以用于指定所选LiveOffice对象使用的数据。
为所有Office应用程序提供了两个选项，并在Excel中提供了附加的第三个选项。
在Excel中工作时，用户可以选择将值与单元格绑定。
如果希望从Excel中自动更新值，绑定是一种很有用的方式。
用户可以将参数或提示值键入到单元格中（如果选定了此选项），也可以从单元格的下拉菜单中选择值。
例如，如果有一个“按区域列出的活动”报表，它包含“选择区域”参数，绑定单元格可能在下拉值列表中包含值“东部地区”和“西部地区”。
当选择值时，对象的数据将更新以反映所做的新选择。
1。
在MicrosoftOffice文档中，右键单击包含所需参数或提示的LiveOffice对象，然后单击“LiveOffice”>“提示设置”。
将显示“指定参数值”（或“指定提示值”）对话框。
2。
选择要修改的参数或提示，并从以下选项中选择以指定值：•如果每次刷新LiveOffice对象时都希望该对象提示用户选择参数或提示值，请选择“总是询问值”选项。
•选定“选择值列表”选项以将LiveOffice对象绑定到特定参数或提示值。
单击浏览按钮以启动“指定参数值”对话框。
从下拉菜单中选择参数或提示值或者添加新值。
3。
如果在MicrosoftExcel中处理对象，以下附加选项可用：•如果想将参数或提示绑定到Excel电子表格中的某个区域，请选定“选择Excel数据范围”选项。
注意:接受多个离散值的参数和提示可以绑定到包含多个单元格的区域或名称变量。
选择以下其中一种方式来选择区域：•打开下拉列表并选择一个现有的名称变量。
•键入区域的地址。
修改WebIntelligence内容 59 •单击下拉列表右边的指定区域按钮 。
将显示“绑定参数”或 “绑定提示”对话框。
选择电子表格内的可用区域，然后单击“确 定”。
注意:通过“绑定参数”或“绑定提示”对话框，可选择当前工作表上任意位置处的区域，或工作簿中的任何其它工作表。
以下附加选项可用于绑定到区域的参数和提示： •将参数列表附加到绑定单元格的下拉列表：如果选中此框，则将在每个选定的单元格内创建一个下拉列表，其中会列出选定参数的所有可能值。
警告:如果对值列表较大的参数或提示使用此选项，则将增加工作簿的总体大小；并可能会在刷新数据时降低性能和延长响应时间。
•刷新时更新参数列表：如果选中此框，则将刷新可用于选定参数的值列表。
警告:如果对值列表较大的参数或提示使用此选项，则将增加工作簿的总体大小；并可能会在刷新数据时降低性能和延长响应时间。
以下附加选项适用于范围类型的参数和提示：•包含此值：如果选中此框，则会将选定值添加到数据集中。
•无下限/上限值：如果选中此框，可使数据集忽略参数范围的下限 值或上限值。
4。
单击“确定”以关闭“指定参数值”（或“指定提示值”）对话框。
随后将自动刷新报表数据。
提示:这是默认的LiveOffice刷新行为，要修改此行为，请单击“LiveOffice”>“选项”，将出现“选项”对话框。
在“常规”部分下，使用复选框可指定首选的刷新行为。
第5章在LiveOffice中使用查询 5.1概述 查询用于根据存储在一个或多个数据库中的数据来回答业务问题。
查询可以是简单的，例如“去年销售总量”。
根据业务需求，查询也可以是复杂的，例如“去年第一季度产品A在美国加利福尼亚州的销售总量”。
一般情况下，查询通常以一种称为“结构化查询语言（SQL）”的语言发送到数据库中，而且只能由IT或数据库语言专家来设计。
然而，BusinessObjectsLiveOffice（LiveOffice）提供了插入向导以简化构建查询的工作，因此用户不必了解SQL也能使用LiveOffice查询信息。
无需了解复杂的编程语言。
LiveOffice插入向导以具有所熟悉的名称和含义的对象形式呈现数据库中的可用信息。
然后使用用户选定的对象和过滤器构建查询。
不费吹灰之力，用户便可定义查询并获得诸如以下业务问题的有意义的答案： 按•区域获取北美所有客户今年前三个季度的销售数据。
获•取全球范围内已成为合作伙伴的所有客户的列表。
数据以表的形式排列，可从MicrosoftOfficeExcel、Word、Outlook或PowerPoint文档中访问表数据。
本节包含有关在LiveOffice中创建、编辑和刷新查询的信息。
相关主题•第60页上的“插入查询”•第61页上的“LiveOffice插入向导概述（针对查询）”•第79页上的“修改查询” 5.2插入查询 使用LiveOffice菜单或LiveOffice工具栏可以添加查询。
这两种方法都可以启动易用的“LiveOffice插入向导”，它将轻松地指导用户完成 插入查询 61 以下操作：选择Universe，选择数据对象，然后将其插入到MicrosoftOfficeExcel、PowerPoint、Outlook或Word应用程序中作为LiveOffice对象与同事共享。
5.2.1启动LiveOffice插入向导
1。
打开MicrosoftOffice文档。
2。
登录到BusinessObjectsEnterprise。
有关更多信息，请参阅第18页 上的“登录到BusinessObjectsEnterprise”。
3。
选择要在其中插入LiveOffice对象的位置。
4。
选择“LiveOffice”>“插入”>“新建查询”。
注意:在MicrosoftExcel中，还可以从“插入”>“新建查询”启动此向导。
“LiveOffice插入向导”出现。
如果尚未登录到BusinessObjectsEnterprise，则会提示用户登录。
5.2.1.1LiveOffice插入向导概述（针对查询） 下面概述了如何使用LiveOffice插入向导来构建查询。
有关更详细的说明，请参阅第60页上的“插入查询”。
向导中的页面选择Universe 可完成的操作 •浏览可用的Universe•查找要使用的Universe。
请参阅第63页上的“插入向导：选择Universe”。
62 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 向导中的页面指定查询 指定查询上下文指定提示值摘要 可完成的操作 从“管理器”窗格中选择Universe对象，并将它们拖到“结果对象”中进行显示 或者从“管理器”窗格中选择Universe对象，并将它们拖到“过滤器对象”窗格中以创建数据过滤器 请参阅第64页上的“插入向导：指定查询”。
为查询选择Universe上下文。
上下文是Universe中定义的一组对象，这些对象共享共同的商务目的。
请参阅第74页上的“插入向导：指定查询上下文”。
•从预选定的值列表中选择提示值。
•指定在每次刷新数据时进行提示。
请参阅第48页上的“插入向导：指定提示值”。
键入LiveOffice对象的名称，并在将数据插入到MicrosoftOffice文档中之前验证该对象在资源库中的路径。
请参阅第78页上的“插入向导：摘要”。
插入查询 63 5.2.2插入向导：选择Universe “LiveOffice插入向导”的首页是“选择Universe”页，该页显示BusinessObjectsEnterprise资源库资源管理器，以方便用户导航到所要使用的报表。
“选择Universe”页显示用户有权访问的所有Universe。
提示:也可以使用搜索功能按标题、关键字、内容或所有字段进行搜索，以快速找到特定报表。
如果要将内容导入到Outlook中的电子邮件，搜索对话框将默认为基于该电子邮件主题行的内容搜索。
5.2.2.1选择数据源
1。
在“选择Universe”页的“文件夹”窗格中，导航到包含要使用的Universe的文件夹并双击它。
将展开文件夹层次结构。
64 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南
2。
在“选择Universe”页的右窗格中，选择要使用的Universe，然后单击“下一步”。
提示:•单击列标题（例如，“标题”、“所有者”或“修改的日期”）以便 对选定文件夹中的Universe排序。
•可以使用框架集上方的搜索对话框，按标题、关键字或内容搜索特定 Universe。
•如果要导入到Outlook电子邮件，还会提供一个建议文件夹。
为了便 于使用，此文件夹将包含基于电子邮件主题行的内容搜索的结果。
•“最近的文档”文件夹还包含最近访问或修改的所有Universe，以方 便进行访问。
相关主题•第64页上的“插入向导：指定查询” 5.2.3插入向导：指定查询 要定义数据以使其回答业务问题，并将其插入到MicrosoftOfficeExcel、PowerPoint、Outlook或Word文档中，需要构建查询。
“指定查询”页面的管理器窗格列出了为选定Universe定义的所有可用对象。
5.2.3.1向查询中添加对象构建查询就是拖放操作这么简单。
用户可以从左窗格中选择项目，然后将 它们放入“结果对象”或“过滤器对象”窗格中。
注意:用户还可以随时将这些项从这些区域拖回到左窗格中。
1。
从左窗格中，选择对象并将其拖至“结果对象”窗格中。
例如，查询可能包括“年度”、“销售代表”、“客户名称”和“美 元金额”。
拖至“结果对象”窗格的对象将构成LiveOffice对象的列。
2。
从左窗格中，选择对象并将其拖至“过滤器对象”窗格中。
用户可以将对象同时拖至“结果对象”和“过滤器对象”窗格中。
拖至“过滤器”窗格的对象将不会出现在LiveOffice对象中。
这些对象将过滤数据，并将产生的数据集限定在用户的规范内。
以步骤1中的示 插入查询 65 例为例，也可以拖动对象“年度”作为过滤器，从而将显示的数据限定在选定年度内。
a。
现在用户可以确定“过滤器对象”窗格中的对象将是什么类型的过滤 器。
过滤器类型包括：•常量值•值列表•提示•对象 有关更多信息，请参阅第69页上的“过滤查询对象”。
3。
现在用户可以进一步定义选定的对象。
通过对数据集排名或排序，可以使业务问题变得更有意义。
a。
为查询对象添加排名第68页上的“排名查询对象”b。
对查询对象排序第69页上的“对查询对象排序”
4。
单击“下一步”以继续。
相关主题•第73页上的“配置查询选项” 5.2.3.2关于“指定查询”页本节介绍“指定查询”页的功能。
66 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 “显示/隐藏管理器窗格”按钮 “管理器”窗格是左侧的面板。
单击“显示/隐藏管理器窗格”按钮可以显示或隐藏此窗格。
“显示/隐藏过滤器窗格”按钮 单击“显示/隐藏过滤器窗格”按钮象”窗格。
可以显示或隐藏“过滤器对 插入查询 67 “显示选项对话框”按钮 单击“显示选项对话框”按钮 可以显示“选项”对话框。
有关更 多信息，请参阅第73页上的“配置查询选项”。
“添加排名”按钮 单击“添加排名”按钮 可以按选定的顺序对所选对象的关联数据 进行排名。
有关更多信息，请参阅第68页上的“排名查询对象”。
管理排序 单击“管理排序”按钮可以显示“排序”对话框。
从此对话框中可以管理任何已添加到对象的排序。
有关更多信息，请参阅第69页上的“对查询对象排序”。
可用对象 在“管理器”窗格中，将会看到在文件夹树结构中选定的Universe后跟文件夹。
单击以展开文件夹，以显示其中的可用数据对象。
通过将对象拖至所需的窗格，可以选定这些对象作为结果对象或过滤器对象。
对象可以是以下类型之一： • 维对象 维对象显示在报表中作为分析基准的数据。
维对象通常会检索字符型数据，例如，客户姓名、旅游胜地名称或日期。
• 明细对象 明细对象提供有关维的描述性数据。
明细总是附属于维（明细为该维提供附加信息）。
例如，[Age（年龄）]是与[Customer（客户）]维关联的明细对象。
• 度量对象 度量对象检索对数据库中数据进行计算所得的数值数据。
例如，[Revenue（收入）]是售出项目数乘以项目价格的计算结果。
68 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 • 预设条件对象预设条件对象是一个预定义的过滤器，只能置于“过滤器对象”窗格中。
例如，[ThisYear（今年）]是一个将数据集限定于当前年度的预定义过滤器。
5.2.3.3排名查询对象 排名是一种限制查询所返回数据的方法。
在LiveOffice插入向导的“指定查询”页面中，可以基于定义的度量将排名添加到维或对象。
例如，可以设置一个排名，以便基于去年销售额总和将CustomerName维限制为前七个结果。
注意:并非所有Universe对象都支持排名。
无法在其值取决于数据顺序的对象上进行排名。
这是因为LiveOffice排名功能会更改数据顺序，进而更改对象数据，而后者又要求重新计算数据顺序。
结果造成排名与对象数据之间出现循环依赖。
1。
单击管理器窗格上方的“添加排名”按钮 。
“结果对象”窗格下的单独窗格中将显示一个过滤器编辑器。
2。
在过滤器编辑器中，通过从“添加排名”图标旁边的下拉列表中进行选择来限定排名顺序。
可选择以下限定符之一： •前•后•前（按百分比）•后（按百分比）
3。
在选定限定符旁边的框中提供一个值。
使用对应的控制按钮将显示的值上移或下移。
4。
将维、度量和对象（如果需要）拖放到过滤器编辑器内指定的字段中。
可以直接从管理器窗格中拖动对象，或者从“结果对象”窗格中移动预先选定的对象。
5。
重复步骤1-4以设置另一个排名，或继续生成查询。
插入查询 69 5.2.3.4对查询对象排序 可以将特定的排序顺序应用于查询中包括的对象。
该排序顺序将反映在查询检索到的结果中。
指定在LiveOffice插入向导中查看“指定查询”页面所需的排序。
1。
在“指定查询”页面中，单击“管理排序”图标。
将显示“排序对话框”。
2。
从“可用对象”列表中，选择要排序的对象。
展开文件夹和子文件夹以找到对象。
注意:无法选择整个文件夹。
3。
使用“>”按钮将选定的对象移到“查询排序”列表。
要撤消选择，请使用“<”按钮将对象返回到“可用对象”列表。
4。
在“查询排序”列表中选择一个对象，并执行以下任意操作：•通过选择相应的按钮，将对象的已检索数据的顺序指定为“升序”或“降序”。
对象旁边将显示对应的向上（升序）或向下（降序）箭头。
对象默认情况下指定为升序。
•使用“上移”或“下移”按钮在“查询排序”列表内移动对象。
查询将在列表中反映该顺序。
5。
单击“确定”。
“排序对话框”将关闭，并且将返回到LiveOffice插入向导中的“指定查询”页面。
5.2.3.5过滤查询对象 当使用“LiveOffice插入向导”中的“过滤器对象”构建简单查询时，可以选择其中一个比较运算符，然后使用以下四种类型的过滤器之一： 比较运算符•等于•不等于•大于•大于或等于•小于•<=•介于 70 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 •不介于•属于列表•不属于列表•为空•不为空•两者•排除 过滤器类型•常量 注意:“常量”是默认选择。
•值列表•提示•对象 注意:当与下列比较运算符一起使用时，不支持“对象”过滤器类型：“属于列表”、“不属于列表”、“为空”和“不为空”。
限制:OLAPUniverse不支持“对象”过滤器类型。
设置所需的查询过滤器之后，单击“下一步”。
如果查询具有多个可能的上下文，“LiveOffice插入向导”的下一页将为“指定查询上下文”页；如果查询具有提示，则下一页将为“指定提示值”页。
如果查询不包含可能的上下文，也不包含提示，则显示插入向导的“摘要”页。
5.2.3.5.1使用常量值作为过滤器 将对象放入“过滤器对象”窗格时，将显示对应的过滤器编辑器。
1。
在过滤器编辑器中，单击右边的向下箭头，并选择“常量”。
2。
在提供的文本框中键入一个值。
对象将设置为在文本框中输入的值。
注意:在文本框中输入的值是查询运行时对象的常量值。
单击文本框左边的向下箭头，选择指定值和查询对象之间的其他关系。
3。
单击“下一步”。
插入查询 71 将出现“指定查询上下文”或“指定提示值”页面。
5.2.3.5.2使用值列表作为过滤器 将对象放入“过滤器对象”窗格时，将显示对应的过滤器编辑器。
1。
在过滤器编辑器中，单击右边的向下箭头，并选择“值列表”。
2。
从“值列表”对话框中，双击要包括的值，然后单击“确定”。
例如，可以选择值“Partners”，以便查询结果将返回SC区域中已成为合作伙伴的客户的列表。
所选值出现在“过滤器对象”窗格中。
3。
单击“下一步”。
将出现“指定查询上下文”或“指定提示值”页面。
72 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 5.2.3.5.3使用提示作为过滤器 将对象放入“过滤器对象”窗格时，将显示对应的过滤器编辑器。
例如，可以为客户或潜在客户的类型（例如Partners或SystemIntegrators）或为不同的地理区域添加提示。
1。
在过滤器编辑器中，单击右边的向下箭头，并选择“提示”。
2。
单击文本框右边的“定义提示”图标。
“定义提示”对话框将打开。
3。
在“定义提示”对话框中，选择所需的提示属性，然后单击“确定”。
例如，可以选择“可选提示”使提示成为可选提示。
4。
单击“下一步”。
将出现“指定查询上下文”或“指定提示值”页面。
5.2.3.5.4使用对象作为过滤器将对象放入“过滤器对象”窗格时，将显示对应的过滤器编辑器。
1。
在过滤器编辑器中，单击右边的向下箭头，并选择“对象”。
“对象和变量”对话框打开。
2。
在“可用对象和变量”下面，选择任意Universe对象。
单击“确定”。
只能选择一个对象，而且该对象不能是预定义的Universe过滤器或文件夹。
3。
单击“下一步”。
将出现“指定查询上下文”或“指定提示值”页面。
插入查询 73 5.2.3.6配置查询选项可以配置查询选项来执行以下操作，以提高性能和数据质量： •消除结果集中的重复行•设置运行查询的时间限制•设置查询结果集中返回的行数的限制。
•将返回的数据限制为指定的随机样本集。
5.2.3.6.1配置查询选项
1。
单击“显示选项对话框”图标。
将出现“选项”对话框。
2。
从“选项”对话框中，配置下表中所描述的可用选项，然后单击“确定”。
选项 说明 重复行 如果用户未选择此选项，则重复行将从查询结果中删除。
例如，如果需要“Year”对象，则对于查询返回的每一行，都将有不同的年份，而不可能有重复的年份值。
默认值为False。
最大提取时间 允许查询运行的最长时间（以秒计）。
值-1表示没有时间限制。
最大提取行数 运行查询时要获取的最大行数。
值-1表示没有限制。
样本结果集 返回指定数量的行作为当前选择标准内的随机数据。
74 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 5.2.4插入向导：指定查询上下文 上下文是定义的一组查询中的对象，这些对象共享共同的商务目的。
在Universe中使用上下文可避免不明确的查询，即那些包含能够返回多种信息的对象的查询。
如果查询存在多个上下文，则必须在LiveOffice插入向导的“指定查询上下文”页面中指定要使用的上下文。
注意:用户还可以在“LiveOffice对象属性”窗口的“提示”选项卡中或刷新期间修改查询上下文。
5.2.4.1指定上下文 如果查询包含多个上下文，“指定查询上下文”页面将在构建新查询时显示。
插入查询 75
1。
从“可用的上下文”列表中，为查询选择要使用的上下文。
提示:当前上下文列在“选定值”标题下。
2。
单击“下一步”继续构建查询。
如果查询包含提示，下一页将是“指定提示值”页；如果不包含提示，则显示“LiveOffice插入向导”的“摘要”页。
76 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 5.2.5插入向导：指定提示值 只有在为查询指定了提示时，SpecifyPromptValues页面才会显示。
提示是必需或可选的。
如果此页面上列出的所有提示都是可选的，则在此阶段不必指定提示值，请单击“下一步”，并指定刷新查询时的提示值。
1。
在“指定提示值”页面上，为要指定的每个提示值执行以下操作之一： •在“输入一个值”字段中，输入新值并单击“>”，以将此值添加到“选定值”中。
单击“<”则从“选定值”列表中删除一个值，或单击“<<”从此列表中删除多个值。
插入查询 77 •选择一个显示值，单击“>”或双击，以将其添加到“选定值”列表中。
注意: 如果可用值的列表为空或需要更新，请单击“刷新值”按钮 。
•要从预选定值的列表中搜索，请在搜索字段中输入值。
单击搜索按钮 ，并为搜索字符串指定“忽略大小写”或“区分大小写”。
单击“>”以将返回的值添加到“选定值”中。
2。
单击“下一步”。
将出现“摘要”页面。
78 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 5.2.6插入向导：摘要 5.2.7“摘要”页 将当前对象插入MicrosoftOffice应用程序之前，“摘要”页是“LiveOffice插入向导”中的最后一个屏幕。
按照下面的说明进行操作，以完成创建LiveOffice对象的过程。
1。
从“摘要”页中，命名LiveOffice对象，并验证其在BusinessObjects 资源库中的路径
2。
单击“完成”以将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档。
将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档时，将出现一个进度条。
修改查询 79 现在用户可以修改对象属性，修改参数或提示设置，配置数据刷新选项，或者保存包含此嵌入的LiveOffice对象的Office文档。
相关主题•第53页上的“数据刷新选项”•第90页上的“以本地方式保存数据并将数据保存到资源库” 5.3修改查询 用户还可以修改现有查询对象。
本节说明如何查看和修改现有LiveOffice对象。
本节包含以下内容，单些相应的链接可以跳转到相应的主题： 相关主题•第79页上的“查看和修改常规对象属性”•第81页上的“修改提示值”•第83页上的“更改Universe位置”•第83页上的“修改查询定义”•第83页上的“修改查询上下文” 5.3.1查看和修改常规对象属性 用户还可以显示和修改查询的属性。
在“LiveOffice对象属性”窗口中可以查看和修改当前文档中的所有对象。
5.3.1.1查看LiveOffice对象的属性
1。
从MicrosoftOffice应用程序中，右击LiveOffice对象并单击“属 性”。
将出现“对象属性”对话框。
80 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 注意:显示的属性和可用的选项卡取决于所选对象的类型。
2。
选择包含要修改的一个或多个对象的“对象/报表”。
3。
选择要修改其属性的一个或多个对象。
4。
执行以下任一操作： •单击“常规”选项卡，以查看有关一个或多个对象的信息并修改诸如报表位置和对象名称之类的属性。
•单击“提示”选项卡，以查看当前参数设置并访问一个或多个选定对象的“指定参数值”窗口。
•单击“刷新”选项卡，以查看并修改一个或多个选定对象的刷新选项。
修改查询 81 5.3.2修改提示值 用户可以在插入查询数据对象时更改提示值，也可以稍后更改这些值。
插入对象时如果未指定提示值，则LiveOffice将使用当前提示值。
5.3.2.1修改参数或提示值和设置 通过CrystalReports对象的“指定参数值”对话框或WebIntelligence对象和查询的“指定提示值”对话框，可以设置相关值以用于指定所选LiveOffice对象使用的数据。
为所有Office应用程序提供了两个选项，并在Excel中提供了附加的第三个选项。
在Excel中工作时，用户可以选择将值与单元格绑定。
如果希望从Excel中自动更新值，绑定是一种很有用的方式。
用户可以将参数或提示值键入到单元格中（如果选定了此选项），也可以从单元格的下拉菜单中选择值。
例如，如果有一个“按区域列出的活动”报表，它包含“选择区域”参数，绑定单元格可能在下拉值列表中包含值“东部地区”和“西部地区”。
当选择值时，对象的数据将更新以反映所做的新选择。
1。
在MicrosoftOffice文档中，右键单击包含所需参数或提示的LiveOffice对象，然后单击“LiveOffice”>“提示设置”。
将显示“指定参数值”（或“指定提示值”）对话框。
2。
选择要修改的参数或提示，并从以下选项中选择以指定值：•如果每次刷新LiveOffice对象时都希望该对象提示用户选择参数或提示值，请选择“总是询问值”选项。
•选定“选择值列表”选项以将LiveOffice对象绑定到特定参数或提示值。
单击浏览按钮以启动“指定参数值”对话框。
从下拉菜单中选择参数或提示值或者添加新值。
3。
如果在MicrosoftExcel中处理对象，以下附加选项可用：•如果想将参数或提示绑定到Excel电子表格中的某个区域，请选定“选择Excel数据范围”选项。
注意:接受多个离散值的参数和提示可以绑定到包含多个单元格的区域或名称变量。
选择以下其中一种方式来选择区域：•打开下拉列表并选择一个现有的名称变量。
•键入区域的地址。
82 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 •单击下拉列表右边的指定区域按钮 。
将显示“绑定参数”或 “绑定提示”对话框。
选择电子表格内的可用区域，然后单击“确 定”。
注意:通过“绑定参数”或“绑定提示”对话框，可选择当前工作表上任意位置处的区域，或工作簿中的任何其它工作表。
以下附加选项可用于绑定到区域的参数和提示： •将参数列表附加到绑定单元格的下拉列表：如果选中此框，则将在每个选定的单元格内创建一个下拉列表，其中会列出选定参数的所有可能值。
警告:如果对值列表较大的参数或提示使用此选项，则将增加工作簿的总体大小；并可能会在刷新数据时降低性能和延长响应时间。
•刷新时更新参数列表：如果选中此框，则将刷新可用于选定参数的值列表。
警告:如果对值列表较大的参数或提示使用此选项，则将增加工作簿的总体大小；并可能会在刷新数据时降低性能和延长响应时间。
以下附加选项适用于范围类型的参数和提示：•包含此值：如果选中此框，则会将选定值添加到数据集中。
•无下限/上限值：如果选中此框，可使数据集忽略参数范围的下限 值或上限值。
4。
单击“确定”以关闭“指定参数值”（或“指定提示值”）对话框。
随后将自动刷新报表数据。
提示:这是默认的LiveOffice刷新行为，要修改此行为，请单击“LiveOffice”>“选项”，将出现“选项”对话框。
在“常规”部分下，使用复选框可指定首选的刷新行为。
修改查询 83 5.3.3更改Universe位置 5.3.3.1更改现有查询的Universe位置
1。
从MicrosoftOffice文档中，右击现有查询，单击“LiveOffice”>“属性”。
将出现“LiveOffice对象属性”页面。
2。
单击“常规”选项卡以显示对象定义并设置Universe位置属性
3。
单击“选择”打开“Universe位置”对话框。
4。
进行所需的更改，然后单击“确定”。
5.3.4修改查询定义 5.3.4.1修改查询定义
1。
从MicrosoftOffice文档中，右击现有查询。
2。
选择“LiveOffice”并单击“编辑Universe查询”以运行LiveOffice插入向导。
将出现“指定查询”页面。
3。
对查询的定义进行所需的更改，然后单击“确定”。
5.3.5修改查询上下文 从“LiveOffice对象属性”窗口的“提示”选项卡中或在刷新期间，可以修改现有查询的上下文。
5.3.5.1修改查询上下文
1。
在MicrosoftOffice文档中，右键单击现有查询，指向“LiveOffice”， 然后单击“属性”。
将出现“LiveOffice对象属性”对话框。
2。
单击“提示”选项卡以显示当前查询上下文。
3。
单击“查询上下文”按钮。
将显示“指定查询上下文”窗口。
4。
从“可用的上下文”下的列表中选择新上下文。
5。
单击“确定”提交更改。
84 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 此时将返回到“LiveOffice对象属性”窗口。
6。
单击“确定”以返回到MicrosoftOffice文档。
LiveOffice对象将刷新，其数据将反映新的查询上下文。
第6章使用LiveOffice对象执行常见任务 6.1使用LiveOffice执行常见任务 将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档后，可以执行一组常见任务。
相关主题•第93页上的“删除LiveOffice对象”•第92页上的“加载、更新和刷新现有内容”•第85页上的“通过报表修改对象”•第91页上的“通过Outlook分发对象”•第90页上的“复制并粘贴LiveOffice对象”•第88页上的“连接到不同的系统”•第88页上的“打开本地驱动器上的文档”•第87页上的“查看发布的文档”•第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise” 6.1.1通过报表修改对象 在“LiveOffice对象属性”窗口中可以查看当前电子表格中的所有报表和报表对象。
可以通过报表或全局设置修改个别对象和所有对象。
“LiveOffice对象属性”窗口提供了一个用于设置当前的“刷新”和“提示”属性的集中位置。
取决于所选的报表和对象，某些选项可能不可用。
6.1.1.1查看LiveOffice对象的属性
1。
从MicrosoftOffice应用程序中，右击LiveOffice对象并单击“属 性”。
将出现“对象属性”对话框。
86 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 注意:显示的属性和可用的选项卡取决于所选对象的类型。
2。
选择包含要修改的一个或多个对象的“对象/报表”。
3。
选择要修改其属性的一个或多个对象。
4。
执行以下任一操作： •单击“常规”选项卡，以查看有关一个或多个对象的信息并修改诸如报表位置和对象名称之类的属性。
•单击“提示”选项卡，以查看当前参数设置并访问一个或多个选定对象的“指定参数值”窗口。
•单击“刷新”选项卡，以查看并修改一个或多个选定对象的刷新选项。
使用LiveOffice执行常见任务 87 6.1.2发布和查看文件 6.1.2.1概述 可以使用BusinessObjectsLiveOffice（LiveOffice）将文档发布到BusinessObjectsEnterprise。
要将文档发布到BusinessObjectsEnterprise，必须具有发布权限。
要查看文档，用户必须对文档具有查看权限。
相关主题•第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise”•第87页上的“查看发布的文档” 6.1.2.2查看发布的文档 如果您对BusinessObjectsEnterprise中的某个发布的文档具有查看权限，则可以打开该文档。
要查看该文档，必须在计算机上安装了与该文档类型相对应的软件，例如MicrosoftOfficeWord、Excel、Outlook或PowerPoint。
6.1.2.2.1查看发布的文档
1。
在“LiveOffice”菜单上，指向“发布到BusinessObjects Enterprise”，然后单击“从BusinessObjectsEnterprise中打开” 注意:如果尚未登录到BusinessObjectsEnterprise，则系统会提示用户登录。
有关更多信息，请参阅第18页上的“登录到BusinessObjectsEnterprise”。
2。
在“打开”对话框中，选择想要查看的文档。
注意:如果文档中的对象原来基于已发布到不同BusinessObjectsEnterprise系统的CrystalReports文档或WebIntelligence文档，则将看到一条消息，告知在当前系统中无法找到源。
3。
单击“打开”显示文件。
您是否能够修改文档取决于应用于文档的MicrosoftOffice安全性以及在BusinessObjectsEnterprise中应用于文档的权限。
相关主题•第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise” 88 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 6.1.2.3打开本地驱动器上的文档 可以打开本地计算机上的文档，而无需连接到BusinessObjectsEnterprise。
例如，可以打开一个包含对象的文档，并在提示时选择不连接到BusinessObjectsEnterprise。
但是，如果不连接到BusinessObjectsEnterprise，将无法使用LiveOffice功能修改对象或刷新数据。
注意:如果在保存文档时隐藏数据，则打开文档的任何人都必须刷新对象才能查看导入的数据。
要刷新对象，用户需要安装LiveOffice并具有访问BusinessObjectsEnterprise中的源对象的权限。
相关主题•第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise”•第87页上的“查看发布的文档” 6.1.2.4将文档发布到BusinessObjectsEnterprise 完成文档之后，您可以将其发布到BusinessObjectsEnterprise以供其他用户查看。
可以使用BusinessObjectsEnterprise管理任何MicrosoftWord、MicrosoftExcel、Outlook和MicrosoftPowerPoint文档；它们不必包含任何导入的数据。
6.1.2.4.1发布文档
1。
在“LiveOffice”菜单上，指向“发布到BusinessObjects Enterprise”，然后单击“保存到BusinessObjectsEnterprise中”或“作为新内容保存到BusinessObjectsEnterprise中”。
注意:如果尚未登录到BusinessObjectsEnterprise，则会提示您登录。
有关更多信息，请参阅第18页上的“登录到BusinessObjectsEnterprise”。
2。
在“另存为”对话框中，选择要在其中保存文档的文件夹。
3。
在“文件名”字段中输入文档的名称。
4。
单击“保存”即可发布文档。
相关主题•第87页上的“查看发布的文档” 6.1.2.5连接到不同的系统 如果站点有多个BusinessObjectsEnterprise系统，则管理员可将CrystalReports或WebIntelligence数据移动到其他CMS。
如果打开
一 使用LiveOffice执行常见任务 89 个文档，该文档包含的对象连接到位于不同BusinessObjectsEnterprise系统中的源对象，则将看到一条消息，告知在当前系统中无法找到源对象。
要将对象连接到当前系统中相应的CrystalReports或WebIntelligence对象，必须确保当前系统中的对象与原始对象具有相同的字段或维名称和表名称。
例如，假设纽约销售团队有一个文档，该文档包含一个使用名为“全球销售”的Crystal报表的对象，并且该报表已发布到美国的BusinessObjectsEnterprise系统。
伦敦销售团队也有某个版本的“全球销售”Crystal报表，他们已将其命名为“全球销售”，并已将其发布到英国的BusinessObjectsEnterprise系统。
如果伦敦销售团队的成员想要使用纽约销售团队的文档，他们必须手动将对象连接到他们系统上的“全球销售”报表。
6.1.2.5.1重新连接对象
1。
打开包含要访问的对象的文档。
2。
登录到BusinessObjectsEnterprise。
3。
右击要重新连接的LiveOffice对象。
将出现一个上下文菜单。
4。
单击“LiveOffice”>“属性”。
“LiveOffice对象属性”窗口将打开。
5。
单击“选择”按钮。
一个文档位置窗口将打开。
6。
找到要连接到的报表对象，然后单击“确定”。
7。
为每个要连接的对象重复步骤3到
6。
保存文档时，到新对象实例的链接将保存在该文档中。
6.1.2.5.2连接到不同的CMS1。
在“LiveOffice”菜单上，单击“选项”。
“选项”对话框将打开。
2。
单击“Enterprise”选项卡。
3。
编辑系统和Web服务URL，使其指向正确的中央管理系统（CMS）。
例如，如果要插入的WebIntelligence文档位于名为businessobjects01的CMS上，则Web服务URL应如下： http://businessobjects01:8080/dswsbobje/services/session 90 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 可以更改LiveOffice设置，以便在每次启动MicrosoftOfficeExcel、Word、Outlook或PowerPoint时自动登录到BusinessObjectsEnterprise。
相关主题•第18页上的“登录到BusinessObjectsEnterprise”•第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise”•第87页上的“查看发布的文档” 6.1.3以本地方式保存数据并将数据保存到资源库 插入并配置了LiveOffice对象后，可以采用本地方式保存工作，并将工作保存到BusinessObjectsEnterprise资源库。
6.1.3.1将文件保存到本地驱动器中•执行以下操作之一以本地方式保存文件： •从“文件”菜单中，单击“保存”或“另存为”•从“LiveOffice”菜单中，单击“创建快照” 6.1.3.2将文件保存到BusinessObjectsEnterprise资源库有关将数据对象发布到BusinessObjects资源库的更多信息，请参阅第 88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise”。
6.1.4复制并粘贴LiveOffice对象 将LiveOffice对象嵌入MSOffice应用程序后，可以将对象复制并粘贴到同一文档内的另一个位置，或将其移动到完全不同的MSOffi
保留所有权利。
SAPBusinessObjects及其标识、BusinessObjects、CrystalReports®、SAPBusinessObjectsRapidMart™、SAPBusinessObjectsDataInsight™、SAPBusinessObjectsIntelligence™、SAPBusinessObjectsRapidMarts®、SAPBusinessObjectsWatchlistSecurity™、SAPBusinessObjectsWebIntelligence®和Xcelsius®是SAP旗下公司BusinessObjects和/或其附属公司在美国和/或其他国家/地区的商标或注册商标。
SAP®是SAPAG在德国和/或其他国家/地区的注册商标。
此处提到的所有其他名称可能是各自所有者的商标。
2009-07-20 目录 第1章关于本文档
8 1.1本文档的读者.............................................81.2如何使用本文档............................................8 第2章LiveOffice入门 10 2.1概述.....................................................102.2关于LiveOffice内容...................................10 2.2.1LiveOffice概念.....................................112.2.2LiveOffice对象类型................................142.2.3LiveOffice体系结构.................................152.3LiveOffice工具栏......................................152.3.1LiveOffice功能区菜单...............................172.3.2隐藏或显示LiveOffice工具栏........................172.4登录到BusinessObjectsEnterprise........................18 第3章使用LiveOffice中的CrystalReports内容 19 3.1概述.....................................................193.2插入CrystalReports内容................................19 3.2.1登录到安全的数据库...................................193.2.3插入向导：选择文档...................................223.2.4插入向导：指定参数值................................243.2.5插入向导：选择数据...................................263.2.6插入向导：设置过滤器.................................29
4 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 3.2.7插入向导：摘要.......................................313.2.8“摘要”页...........................................313.4数据刷新选项.............................................323.4.2附加信息.............................................343.5修改CrystalReports内容................................343.5.1查看和修改常规对象属性...............................353.5.2为LiveOffice对象添加自定义内容....................363.5.3修改参数值...........................................363.5.4修改字段............................................393.5.5修改过滤器...........................................39 第4章使用LiveOffice中的WebIntelligence内容 42 4.1概述.....................................................424.1.1升级前一版本的内容...................................42 4.2插入WebIntelligence内容...............................434.2.2插入向导：选择文档...................................454.2.3插入向导：指定查询上下文.............................474.2.4插入向导：指定提示值.................................484.2.5插入向导：选择数据...................................494.2.6插入向导：摘要.......................................514.2.7“摘要”页...........................................51 4.3添加更多WebIntelligence报表部件.......................524.4数据刷新选项.............................................53 4.4.2附加信息.............................................554.5修改WebIntelligence内容...............................56 4.5.1查看和修改常规对象属性...............................564.5.2修改提示值...........................................58 目录
5 第5章在LiveOffice中使用查询 60 5.1概述.....................................................605.2插入查询.................................................60 5.2.1启动LiveOffice插入向导............................615.2.2插入向导：选择Universe..............................635.2.3插入向导：指定查询...................................645.2.4插入向导：指定查询上下文.............................745.2.5插入向导：指定提示值.................................765.2.6插入向导：摘要.......................................785.2.7“摘要”页...........................................785.3修改查询.................................................795.3.1查看和修改常规对象属性...............................795.3.2修改提示值...........................................815.3.3更改Universe位置...................................835.3.4修改查询定义.........................................835.3.5修改查询上下文.......................................83 第6章使用LiveOffice对象执行常见任务 85 6.1使用LiveOffice执行常见任务............................856.1.1通过报表修改对象.....................................856.1.2发布和查看文件.......................................876.1.3以本地方式保存数据并将数据保存到资源库...............906.1.4复制并粘贴LiveOffice对象..........................906.1.5通过Outlook分发对象................................916.1.6加载、更新和刷新现有内容............................926.1.7删除LiveOffice对象................................93
6 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 第7章执行高级任务 95 7.1执行高级任务.............................................957.1.1管理提示和参数设置..................................957.1.2修改对象刷新顺序....................................1017.1.3管理全局LiveOffice属性...........................1027.1.4管理文档安全性和访问权限...........................108 第8章LiveOffice疑难解答 111 8.1启用LiveOffice日志记录...............................1118.1.1LiveOffice日志文件示例...........................111 8.2LiveOffice组件疑难解答................................1128.2.1问题：LiveOffice菜单消失...........................1138.2.2问题：对象刷新失败..................................1138.2.3问题：刷新时不能对对象进行排序和过滤................1148.2.4问题：拒绝访问Universe.............................1148.2.5LiveOffice对象大小限制............................114 第9章参考 116 9.1参考部分................................................1169.1.1LiveOffice插入向导................................1169.1.2“选项”对话框......................................1179.1.3“LiveOffice对象属性”对话框......................120 9.2向后兼容性..............................................1219.2.1不支持的功能........................................121 目录
7 附录A更多信息 123 索引..........................................................125 第1章关于本文档 欢迎使用《BusinessObjectsLiveOffice用户指南》。
使用LiveOffice，无论是业务工作者还是经验丰富的数据分析专家，任何人都可以轻松地获取业务信息、创建查询、执行计算以及共享业务问题的答案，而不必了解复杂的数据库语言和结构。
LiveOffice可以帮助像您这样的业务工作者轻松地将准确可信的最新CrystalReports或WebIntelligence信息嵌入到Microsoft®Office文档、电子表格、电子邮件和演示文稿中。
如果了解如何创建文档和电子表格，则在掌握如何使用LiveOffice时将不会有任何问题。
本指南提供全面的信息和过程，以帮助在MicrosoftOffice应用程序环境中执行以下业务任务：•基于可验证的最新实时信息创建简单查询和汇总报表，以分析数据（例如 季度销售数据）、回答重要的业务问题以及制定明智的决策。
•快速查看、修改和刷新现有查询以满足业务需求。
•通过Web或安全地与同事共享结果，以制定合作性战略决策。
LiveOffice作为BusinessObjectsXI3.1SP2生产力套件的一部分，是BusinessObjects所提供的一套查询和分析产品。
1.1本文档的读者 本文档面向想在MicrosoftOffice应用程序环境内使用BusinessObjects数据的MicrosoftOffice应用程序业务用户。
要理解本指南，必须熟悉MicrosoftOfficeExcel、Word、Outlook和PowerPoint，并对BusinessObjectsEnterprise有所了解。
1.2如何使用本文档 本指南包括以下主题和任务 如何使用本文档
9 要执行此操作... 转到此节... 了解主要的LiveOffice概念和第10页上的“关于LiveOf- 产品增强功能。
fice内容” 从MicrosoftOffice应用程序中创建和修改CrystalReports文档。
第19页上的“插入CrystalReports内容” 从MicrosoftOffice应用程序 第43页上的“插入WebIntel- 中创建和修改WebIntelligence文ligence内容” 档。
从MicrosoftOffice应用程序中构建、编辑和刷新Universe查询。
第60页上的“插入查询” 使用LiveOffice对象执行诸如第85页上的“使用LiveOf保存文档和删除对象等常见任务。
fice执行常见任务” 执行较复杂的LiveOffice任务，例如管理提示和配置单一登录身份验证。
第95页上的“执行高级任务” 启动LiveOffice日志记录和解第111页上的“LiveOffice疑 决LiveOffice常见错误。
难解答” 查看参考资料，包括向后兼容性信息以及不支持和不赞成使用的功能的列表。
第116页上的“参考部分” 第2章LiveOffice入门 2.1概述 BusinessObjects™LiveOffice（LiveOffice）允许访问最新的信息，每天可以利用这些信息进行工作，并制定重要的业务决策。
它提供可验证和易于刷新的实时数据。
LiveOffice内置于用户已使用的MicrosoftOffice应用程序中。
所需信息触手可及，并且具有熟悉且易于使用的格式。
LiveOffice使得业务工作者可以从MicrosoftOfficeExcel、Word、Outlook和PowerPoint中轻松访问公司数据，而且在使用复杂的商务智能工具时无需具备IT专业知识。
注意:如果不清楚是否有适当的权限，请与BusinessObjectsEnterprise管理员联系。
可以使用标准的MicrosoftExcel功能和LiveOffice功能对导入的数据设置格式。
本文档高度概括了LiveOffice的概念、特征和功能以及用户界面，以便于快速熟悉该产品。
相关主题•第10页上的“关于LiveOffice内容”•第11页上的“LiveOffice概念”•第14页上的“LiveOffice对象类型”•第15页上的“LiveOffice工具栏”•第18页上的“登录到BusinessObjectsEnterprise” 2.2关于LiveOffice内容 开始在LiveOffice中使用CrystalReports或WebIntelligence内容之前，需要了解LiveOffice内容的工作原理。
关于LiveOffice内容 11 相关主题•第11页上的“LiveOffice概念”•第14页上的“LiveOffice对象类型”•第15页上的“LiveOffice体系结构” 2.2.1LiveOffice概念 要了解如何用LiveOffice数据快速轻松地回答业务问题，需要熟悉以下重要概念：•报表对象（包括实例和部件）•参数和提示•Universe•上下文 相关主题•第11页上的“什么是报表对象、实例和部件”•第13页上的“什么是参数和提示”•第14页上的“什么是Universe？”•第14页上的“什么是上下文？” 2.2.1.1什么是报表对象、实例和部件 当使用LiveOffice在文档中插入数据时，可以从存储在BusinessObjectsEnterprise资源库中的CrystalReports内容或WebIntelligence内容中进行选择。
存储在BusinessObjects资源库中的报表称为报表对象。
报表对象 报表是用户创建的包含表、统计图和图形中所示信息的文档。
报表对象向报表提供数据。
在LiveOffice中，可以使用报表对象，因为这些报表对象与存储在数据库中的最新内容相连接。
因此，在创建报表时，要了解当用户查看报表时报表将包含最新的信息。
当使用CrystalReports或WebIntelligence设计器创建报表对象时，其信息可能来自多个数据库。
报表对象根据需要从数据库中返回来自基础数据源的数据，或者根据所选的刷新选项返回来自基础数据源的数据。
12 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 报表实例 实例是在用户修改源文档或计划报表时，由BusinessObjectsEnterprise创建的对象的版本。
每个实例都包含处理源报表时的最新数据。
实质上，报表实例是一种包含从一个或多个数据库中检索的数据的报表对象。
通常，报表对象设计为使用户能够使用不同的特性计划多个实例。
例如，如果用户运行包含参数的报表对象，他们可以计划一个包含来自特定部门的报表数据的实例，并计划包含来自另一部门的信息的另一个实例，即使两个实例都源自相同的报表对象。
报表部件 报表部件是报表中单独显示的部分，不包含报表页的其余内容。
更准确地说，报表部件是指使用超级链接从源报表对象指向目标LiveOffice对象的对象。
报表部件包括诸如文本或统计图等对象。
关于LiveOffice内容 13 下图显示了LiveOffice中的报表对象、报表实例和报表部件之间的关系。
2.2.1.2什么是参数和提示 参数参数是一个CrystalReports术语。
参数是在生成报表之前需要回答的 问题。
输入的信息或响应方式决定了报表所呈现的信息。
例如，在销售人员使用的报表中，或许有要求用户选择销售区域的参数。
该报表将返回特定地区的结果，而不是返回所有地区的结果。
参数可能是必需的，也可能是可选的。
提示提示是一种WebIntelligence术语，与参数类似。
提示是一种动态过滤 器，每次您刷新报表中的数据时，该过滤器将显示一个问题。
在刷新数据前， 14 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 可以通过键入或选择要查看的提示值来回答提示。
提示可能是必需的，也可能是可选的。
2.2.1.3什么是Universe？ LiveOfficeUniverse是一种抽象的数据库，它以非技术术语形式为业务用户呈现数据。
Universe是一个呈现数据库中可用信息的数据对象的集合。
WebIntelligence和CrystalReports的业务用户可以连接到Universe并运行数据库查询。
例如，数据库可能包含一个用于查看销售数据的Universe以及另一个用于查看客户服务数据的Universe。
用户可以使用Universe中的对象执行数据分析并创建报表，而无需了解或知道有关数据库中基础数据结构的任何信息。
Universe由Universe设计专业人员创建。
2.2.1.4什么是上下文？ Universe上下文指明通过相同的Universe对象回答的业务问题的类型。
例如，用于查看销售数据的Universe可能具有商店销售额的上下文以及另一个合作伙伴销售额的上下文等等。
由于多个上下文可以共享同一Universe中的对象，因此指定Universe上下文有助于确保查询检索正确的数据。
例如，员工费用帐户中的费用数据可能与销售产品产生的费用的数据存储在同一个数据库中。
选择正确的Universe上下文将确保可以获得相应的费用数据。
因此，选择Universe时，可能有多个Universe上下文可供选择。
注意:上下文由系统管理员定义。
2.2.2LiveOffice对象类型 在此版本的LiveOffice中加强了对不同种类的数据对象的支持。
下表说明了在LiveOffice中对字段和报表部件（如统计图和文本）的支持情况。
LiveOffice内容类字段型 报表部件 CrystalReports 是 是 LiveOffice工具栏 15 LiveOffice内容类字段型 WebIntelligence NA 查询面板 是 报表部件是NA 注意:不支持嵌入的CrystalReports子报表。
相关主题•第11页上的“LiveOffice概念” 2.2.3LiveOffice体系结构 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2体系结构使用BusinessObjectsEnterpriseXI3.1SP2的可靠性和Web服务来提供增强的性能、可伸缩性和部署。
2.3LiveOffice工具栏 通过BusinessObjectsLiveOffice工具栏，可以快速访问一些最常用的命令，在创建和修改对象或运行查询以回答业务问题时需要用到这些命令。
利用此工具栏，还可以快速访问MicrosoftOfficeExcel、PowerPoint、Outlook或者Word文档中的LiveOffice对象。
可以执行以下操作：•插入报表对象•刷新所有报表对象•将对象保存在BusinessObjectsEnterprise资源库•导航到LiveOffice对象的源报表 16 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 •访问LiveOffice的帮助工具栏包含以下按钮： 插入CrystalReports内容 有关可以插入的对象的更多信息，请参阅第19页上的“插入CrystalReports内容”。
插入WebIntelligence内容 有关可以使用的选项的更多信息，请参阅第43页上的“插入WebIntelligence内容”。
有关可以使用的选项插入Universe查询的信息，请参阅第60 页上的“插入查询”。
从BusinessObjectsEnterprise中打开 打开资源库资源管理器，并允许选择已发布的文档、CrystalReports或WebIntelligence文档进行插入。
请参阅第22页上的“插入向导：选择文档”。
保存到BusinessObjectsEnterprise中 有关可以使用的选项的信息，请参阅第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise”。
LiveOffice工具栏 17 作为新内容保存到BusinessObjectsEnterprise中 有关可以使用的选项的信息，请参阅第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise”。
刷新所有对象 根据源报表刷新文档中所有对象的数据。
更多相关信息，请参阅第32页上的“数据刷新选项”。
转到对象 使用户可以轻松导航到文档中的任何LiveOffice对象。
帮助显示LiveOffice的联机帮助。
2.3.1LiveOffice功能区菜单 下面所示的BusinessObjectsLiveOffice功能区菜单可帮助在使用任何MicrosoftOffice2007应用程序时创建和修改报表，或者运行查询以回答业务问题。
2.3.2隐藏或显示LiveOffice工具栏 •右键单击任意工具栏，然后选择“BusinessObjectsLiveOffice”。
还可以通过导航到“视图”>“工具栏”，显示或隐藏工具栏。
18 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 工具栏将出现或消失。
2.4登录到BusinessObjectsEnterprise 如果尚未登录，则会在用户添加或修改LiveOffice对象时提示登录到BusinessObjectsEnterprise。
在可以发布文档或打开发布的文档之前，您也必须登录。
2.4.1登录到BusinessObjectsEnterprise
1。
单击“开始”>“程序”>“MicrosoftOffice”，然后选择MicrosoftExcel、Word或PowerPoint以启动应用程序。
2。
单击“LiveOffice”，然后单击“选项”，将出现“选项”对话框。
3。
选择Enterprise选项卡，在以下字段中输入BusinessObjects Enterprise登录凭据：•用户名 •密码
4。
验证“Web服务URL”和“系统”字段中的信息，以确保应用程序指向正确的中央管理系统（CMS）。
例如，如果要插入的WebIntelligence文档位于名为businessobjects01的CMS上，并且Web服务服务器运行于名为businessobjects02的服务器上，则以下信息将是正确的： 系统Web服务URL businessobjects01 http://businessobjects02:8080/dswsbobje/services/session
5。
从下拉列表中选择一种身份验证方法，单击“登录”，然后单击“确定”。
注意:系统管理员将提供“系统”字段、“Web服务URL”字段以及“身份 验证”下拉列表的信息。
相关主题•第109页上的“自动登录到BusinessObjectsEnterprise” 第3章使用LiveOffice中的CrystalReports内容 3.1概述 使用LiveOffice可以在日常使用的MicrosoftOffice应用程序中利用强大、方便和可靠的CrystalReports功能制定更佳的业务决策。
只需简单地点击操作，便可在MicrosoftOfficeExcel、Word、Outlook或PowerPoint中轻松地监控区域销售趋势或分析季度销售数据，并与同事共享分析结果以做出更佳的业务决策。
通过使用LiveOffice，可以肯定地知道制定业务决策时所访问的数据是可靠的最新数据，并且可以根据需要从数据库中轻松地进行刷新。
无须再担心数据的准确性。
通过易用的“LiveOffice插入向导”，可以将CrystalReports报表部件或字段插入到MicrosoftOffice文档中。
3.2插入CrystalReports内容 使用LiveOffice菜单或LiveOffice工具栏可以添加CrystalReports内容。
这两种方法都可以启动易用的“LiveOffice插入向导”，它将轻松地指导用户完成以下操作：选择报表，选择CrystalReports数据对象，然后将其插入到MicrosoftOfficeExcel、PowerPoint、Outlook或Word应用程序中作为LiveOffice对象与同事共享。
3.2.1登录到安全的数据库 出于安全目的，系统管理员可能会使用密码对某些CrystalReports文档和资源库进行保护。
因此，当用户访问或刷新某些文档时，会提示他/她输入登录凭据。
20 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 3.2.1.1执行合并的数据库登录操作
1。
登录到“BusinessObjectsEnterprise”，选择“LiveOffice”>“插入CrystalReports内容”，或单击“插入CrystalReports内容”工具栏按钮，以启动“LiveOffice插入向导”。
2。
导航到要访问的CrystalReports文档。
3。
出现提示时，请输入登录信息和密码。
相关主题•第18页上的“登录到BusinessObjectsEnterprise” 3.2.2启动LiveOffice插入向导
1。
打开MicrosoftOffice文档。
2。
登录到BusinessObjectsEnterprise。
有关更多信息，请参阅第18页 上的“登录到BusinessObjectsEnterprise”。
3。
选择要在其中插入LiveOffice对象的位置。
4。
选择“LiveOffice”>“插入”>“CrystalReports内容”。
注意:在MicrosoftExcel中，还可以从“插入”>“CrystalReports内容”启动此向导。
“LiveOffice插入向导”出现。
如果尚未登录到BusinessObjectsEnterprise，则会提示用户登录。
“LiveOffice插入向导”将指导用户完成选择文档、选择报表内容（字段或报表部件）、选择参数（如有必要）并将数据插入到MicrosoftOffice文档中。
3.2.2.1LiveOffice插入向导概述（针对CrystalReports内容） 要在LiveOffice中使用CrystalReports功能，请使用“LiveOffice插入向导”选择一系列选项。
“LiveOffice插入向导”由五个页面组成，页面的说明如下： 插入CrystalReports内容 21 向导中的页面选择文档 指定参数值选择数据设置过滤器 可完成的操作 •浏览可用报表。
•查找要使用的报表。
如果所选报表需要数据库登录凭据，则将再次提示用户登录。
有关更多信息，请参阅第22页上的“插入向导：选择文档”。
•从预选定的值列表中选择参数值。
•指定在每次刷新数据时是否进行提 示。
有关更多信息，请参阅第24页上的“插入向导：指定参数值” 注意:只有当报表包含预定义参数时才会显示此页面。
无法使用LiveOffice将新参数引入报表。
选择要用于创建LiveOffice对象的CrystalReports部件或字段。
更多相关信息，请参阅第26页上的“插入向导：选择数据”。
选择过滤器以应用于在LiveOffice文档中以字段形式插入的数据。
有关更多信息，请参阅第29页上的“插入向导：设置过滤器”。
注意:只有在选择了以字段形式插入数据时，才会显示此页面。
22 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 向导中的页面摘要 可完成的操作 •键入LiveOffice对象的名称。
•在将对象插入到文档中之前，验证 对象在资源库中的路径。
请参阅第31页上的“插入向导：摘要”。
3.2.3插入向导：选择文档 “LiveOffice插入向导”的首页是“选择文档”页，该页显示BusinessObjectsEnterprise资源库资源管理器，以方便用户导航到所要使用的报表。
“选择文档”页显示用户有权访问的所有Crystal报表，包括发布内包含的报表。
提示:也可以使用搜索功能按标题、关键字、内容或所有字段进行搜索，以快速找到特定报表。
如果要将内容导入到Outlook中的电子邮件，搜索对话框将默认为基于该电子邮件主题行的内容搜索。
注意:如果所选的报表需要数据库登录凭据，则会再次提醒用户提供数据库登录凭据。
请参阅第19页上的“登录到安全的数据库”。
插入CrystalReports内容 23 3.2.3.1使用资源管理器查找文档
1。
在“选择文档”页的左窗格中，导航到包含要使用的报表的文件夹并双击它。
使用左窗格上方的按钮，可以在“文件夹”和“类别”视图之间切换以方便导航。
将展开文件夹层次结构。
如果报表包含在显示的发布内，请选中该发布实例以显示其内容。
注意:对于要导入的报表实例，该实例必须存储在BusinessObjectsEnterprise系统中的某个地方。
直接发送至收件箱的实例未存储在资源库中，因此无法导入到LiveOffice中。
2。
在“选择文档”页的右窗格中，选择要使用的报表，然后单击“下一步”。
24 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 提示: •单击列标题（例如“名称”、“所有者”或“类型”）以便对可用报表排序。
•可以使用框架集上方的搜索对话框，按标题或关键字搜索特定报表或对象。
•如果要导入到Outlook电子邮件，还会提供一个建议文件夹。
为了便于使用，此文件夹将包含基于电子邮件主题行的内容搜索的结果。
•“最近的文档”文件夹还包含最近创建或修改的所有报表，以方便进行访问。
3.2.3.2下一步：插入向导 如果所选的报表包含参数，“LiveOffice插入向导”的下一页将是“指定参数值”页。
请参阅第24页上的“插入向导：指定参数值”。
如果所选的报表不包含参数，“LiveOffice插入向导”的下一页将是“选择数据”页。
有关更多信息，请参阅第26页上的“插入向导：选择数据”。
3.2.4插入向导：指定参数值 “LiveOffice插入向导”的第二页是“指定参数值”页。
本节演示使用参数来填充动态选取列表。
例如，在销售经理可能用于监控区域销售活动的“按位置列出的活动”报表对象中，其报表可能有一个名为“选择区域”的参数，该参数带有含“东部地区”和“西部地址”值的值列表。
插入CrystalReports内容 25 3.2.4.1从值列表中指定参数值
1。
在“指定参数值”页面中，从可用下拉列表中选择要包括的参数值。
2。
单击“下一步”。
注意:必须为每个必需参数选择一个值。
如果参数是可选的，则可以将值保留为未指定。
可将此参数值列表与MicrosoftOfficeExcel电子表格的特定单元格绑定，以方便更新。
有关参数绑定和修改参数值的信息，请参阅第36页上的“修改参数值”。
但是，首先必须选择要以报表部件形式包括的数据，并将其以LiveOffice对象的形式插入到MicrosoftOffice文档中。
请参阅第26页上的“插入向导：选择数据”。
26 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 3.2.5插入向导：选择数据 “LiveOffice插入向导”的第三页是“选择数据”页，该页会提示用户选择要包括和插入到MicrosoftOffice文档中的报表的部件或字段。
提示:单击“切换到字段”，以字段形式（而不是以报表部件形式）显示可用对象。
相关主题•第50页上的“选择部件作为数据集”•第27页上的“选择字段作为数据集” 插入CrystalReports内容 27 3.2.5.1选择部件作为数据集
1。
选择查看报表数据的首选选项：•单击“切换交互式参数”按钮，在“交互式参数”窗格中调整参数值。
使用窗格中每个参数下的下拉列表来调整此值。
选择完参数值后，单击“应用”。
注意:如果报表不包含预定义参数，或者如果单击“切换到字段”，“切换交互式参数”图标将不会出现。
•单击“切换组树”按钮，以切换文档视图。
例如，在季度销售报表中，数据可以在文档树视图中按销售人员和产品进行分组和排序，以便快速访问。
•选择工具栏中的左向箭头或右向箭头以导航到报表中的特定页。
•选择“搜索”图标以在报表中搜索文本字符串（例如销售人员的姓名）。
•从可用的下拉列表中为报表选择页面放大或缩放系数以获得最佳显示。
2。
在文档查看器中，选择要包括的报表部件或对象。
例如，对于季度销售报表，可以包括销售人员的姓名、他们的产品类和季度销售总量。
提示:可使用ALT+单击选择多个要插入到MicrosoftOffice应用程序的报表部件。
3。
单击“下一步”。
3.2.5.1.1下一步：插入向导 如果已将数据作为报表部件插入，下一页将为“摘要”页。
用户可以先在此页中为LiveOffice对象命名并验证它在资源库中的位置，然后才将其插入到文档中。
3.2.5.2选择字段作为数据集 本主题说明如何在MicrosoftOffice文档中以数据集的形式插入字段。
28 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 注意:如果已决定选择Crystal报表的部件，则不会显示“选择字段”对话框。
1。
在LiveOffice插入向导的“选择数据”页中，选择“切换到字段”选项。
2。
在“可用字段”列表中，单击要包括在报表对象中的字段，然后单击向右箭头（“>”）。
选定的字段出现在“选定字段”列表中。
3。
使用向上和向下箭头，根据需要更改所包含字段的顺序。
4。
单击“下一步”。
3.2.5.2.1下一步：插入向导 如果已将数据作为字段插入，下一页将为“设置过滤器”页。
请参阅第29页上的“插入向导：设置过滤器”。
插入CrystalReports内容 29 3.2.6插入向导：设置过滤器 仅当将数据作为字段形式插入，“设置过滤器”页才会出现。
可以将过滤器应用到CrystalReports文档中所有可用的字段，以限制报表中的数据，即使字段未显示在文档中也一样。
注意:在MicrosoftPowerPoint中，LiveOffice对象只能显示50行和50列数据。
如果插入包含超过此限制的数据的报表视图，数据将被截断。
可以减少报表对象中显示的字段数或者添加过滤器，以便将数据减少到少于50行和50列。
3.2.6.1过滤数据
1。
在LiveOffice插入向导的“设置过滤器”页面中，单击要过滤的字段。
2。
从右边的“运算符”下拉列表中选择一个适合的运算符。
30 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 可以选择多种不同类型的运算符。
可以使用值列表中的值进一步限定运算符。
为您提供的选项取决于选定的运算符。
注意: •如果要过滤出空值，可以将“为空”和“不为空”运算符与其他运算符结合使用。
“不等于”运算符也可过滤出空值。
•如果将过滤器添加到计算所得字段，您必须键入值，而不是从列表中选择。
LiveOffice无法从基础数据库中检索计算所得值。
3。
为所选的运算符从值的下拉列表中选择值，并单击“添加过滤器”。
过滤器和适用的值将出现在它们所应用到的字段的下方。
过滤器将以注释或书签的形式存储在包含过滤器的字段中。
4。
单击“下一步”。
插入CrystalReports内容 31 3.2.7插入向导：摘要 3.2.8“摘要”页 将当前对象插入MicrosoftOffice应用程序之前，“摘要”页是“LiveOffice插入向导”中的最后一个屏幕。
按照下面的说明进行操作，以完成创建LiveOffice对象的过程。
1。
从“摘要”页中，命名LiveOffice对象，并验证其在BusinessObjects 资源库中的路径
2。
单击“完成”以将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档。
将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档时，将出现一个进度条。
32 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 现在用户可以修改对象属性，修改参数或提示设置，配置数据刷新选项，或者保存包含此嵌入的LiveOffice对象的Office文档。
相关主题•第53页上的“数据刷新选项”•第90页上的“以本地方式保存数据并将数据保存到资源库” 3.3添加更多来自同一数据源的对象 用户可以快速轻松地将来自同一数据源的更多对象添加到MicrosoftOffice文档中。
注意:本节中的信息不适用于嵌入在收到的电子邮件中的LiveOffice对象。
1。
选择源LiveOffice对象。
2。
右击并指向“LiveOffice”，然后单击“从同一报表新建对象”。
将在LiveOffice插入向导中重新启动源报表。
3。
选择要添加的其他报表部件并使用“LiveOffice插入向导”插入这些部 件。
提示:可以使用ALT++单击选择相同类型的多个报表部件。
例如，可以选择销售报表中的所有国家/地区并在MicrosoftOffice文档中将它们以行集的形式插入。
3.4数据刷新选项 刷新对象时返回的数据取决于：用•作源对象的该对象的类型。
所•选的数据刷新选项。
用户可以从“LiveOffice”>“刷新选项”或从“LiveOffice对象属性”对话框中更改LiveOffice报表对象的刷新行为。
用户还可以更改MicrosoftOffice文档中LiveOffice对象的刷新顺序。
数据刷新选项 33 相关主题•第101页上的“修改对象刷新顺序” 3.4.1配置LiveOffice对象的刷新选项
1。
在MicrosoftOffice文档中，右击要为其更改刷新属性的LiveOffice对象。
2。
从“LiveOffice”菜单中，单击“刷新选项”。
将出现“刷新选项”对话框。
3。
选择要使用的刷新选项，然后单击“确定” 刷新选项 定义 为特定用户刷新选定LiveOffice对象的最新实例。
从下拉列表中选择要使用其实例的用户，默认值是“当前用户”（基于登录时所用的数据库凭据）。
最新实例：来自<用户>计划的最新实例 注意:从发布中所含报表的最新实例刷新时，LiveOffice将从当前用户的最新发布实例中获取报表内容。
发布实例必须以报表格式发布至某个Enterprise位置。
LiveOffice无法访问设置为直接分发至用户收件箱的实例。
按需：从数据库中 刷新数据库中的数据。
这是默认值。
基于与已发布报表一起保存的数 使用随报表保存的数据：来自已据来刷新选定的实例。
仅当已发布 保存的数据报表 包含已保存数据的报表之后，此选 项才有效。
34 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 刷新选项 定义 特定实例：来自报表的特定实例只刷新选定实例的数据。
3.4.2附加信息 注意:“按需”是默认选项，如果报表对象没有报表实例或版本，并且没有与报表一起保存的数据，则它将是唯一的可用选项。
注意:出于安全方面的原因，如果选择在保存文档时删除数据，则无论何人打开文档，都将看到一条消息，告知数据已删除。
他们必须刷新对象才可以查看导入的LiveOffice对象。
要刷新对象，用户需要安装LiveOffice并具有访问BusinessObjectsEnterprise中的源对象的权限。
有关隐藏数据的更多信息，请参阅第108页上的“管理文档安全性和访问权限”。
3.5修改CrystalReports内容 使用BusinessObjectsLiveOffice（LiveOffice）中的多种功能，可以轻松地修改现有CrystalReports文档。
本节包含以下内容，单些相应的链接可以跳转到相应的主题： 相关主题•第35页上的“查看和修改常规对象属性”•第36页上的“为LiveOffice对象添加自定义内容”•第36页上的“修改参数值”•第39页上的“修改字段”•第39页上的“修改过滤器” 修改CrystalReports内容 35 3.5.1查看和修改常规对象属性 用户还可以显示和修改CrystalReports对象的属性。
在“LiveOffice对象属性”窗口中可以查看和修改当前文档中的所有对象。
3.5.1.1查看LiveOffice对象的属性
1。
从MicrosoftOffice应用程序中，右击LiveOffice对象并单击“属 性”。
将出现“对象属性”对话框。
注意:显示的属性和可用的选项卡取决于所选对象的类型。
2。
选择包含要修改的一个或多个对象的“对象/报表”。
36 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南
3。
选择要修改其属性的一个或多个对象。
4。
执行以下任一操作： •单击“常规”选项卡，以查看有关一个或多个对象的信息并修改诸如报表位置和对象名称之类的属性。
•单击“提示”选项卡，以查看当前参数设置并访问一个或多个选定对象的“指定参数值”窗口。
•单击“刷新”选项卡，以查看并修改一个或多个选定对象的刷新选项。
3.5.2为LiveOffice对象添加自定义内容 以表形式插入的LiveOffice对象由行和列组成。
用户可以在对象中插入列或行，以及添加自己的自定义内容。
当对象的数据刷新时，自定义内容将会保留。
1。
转到LiveOffice对象。
2。
选择与要插入的新列或行相邻的单元格、行或列。
3。
单击鼠标右键，指向LiveOffice，然后单击“插入行”或“插入列”。
在选定单元格的上方将插入一行，或在该单元格的左侧将插入一列。
重复上述操作，直至插入所需的所有行或列。
插入第一行或列之后，LiveOffice菜单将启用“删除行”或“删除列”。
要删除已添加的行或列，至少需要选择该行或列中的一个单元格。
单击鼠标右键，指向LiveOffice，然后单击“删除行”或“删除列”。
3.5.3修改参数值 如果LiveOffice对象基于包含参数的报表对象，则可以在插入对象时更改参数值，也可以稍后更改这些值。
如果在将LiveOffice对象插入到MicrosoftOffice文档中时未指定参数值，则LiveOffice将使用当前值。
注意:如果报表对象包含必需参数，则必须在插入对象之前先指定参数值。
可以修改LiveOffice属性，以便在刷新数据时提示输入参数值。
也可以使用LiveOffice菜单和上下文菜单上的命令来修改参数值和设置。
修改CrystalReports内容 37 3.5.3.1修改参数或提示值和设置 通过CrystalReports对象的“指定参数值”对话框或WebIntelligence对象和查询的“指定提示值”对话框，可以设置相关值以用于指定所选LiveOffice对象使用的数据。
为所有Office应用程序提供了两个选项，并在Excel中提供了附加的第三个选项。
在Excel中工作时，用户可以选择将值与单元格绑定。
如果希望从Excel中自动更新值，绑定是一种很有用的方式。
用户可以将参数或提示值键入到单元格中（如果选定了此选项），也可以从单元格的下拉菜单中选择值。
例如，如果有一个“按区域列出的活动”报表，它包含“选择区域”参数，绑定单元格可能在下拉值列表中包含值“东部地区”和“西部地区”。
当选择值时，对象的数据将更新以反映所做的新选择。
1。
在MicrosoftOffice文档中，右键单击包含所需参数或提示的LiveOffice对象，然后单击“LiveOffice”>“提示设置”。
将显示“指定参数值”（或“指定提示值”）对话框。
2。
选择要修改的参数或提示，并从以下选项中选择以指定值： •如果每次刷新LiveOffice对象时都希望该对象提示用户选择参数或提示值，请选择“总是询问值”选项。
•选定“选择值列表”选项以将LiveOffice对象绑定到特定参数或提示值。
单击浏览按钮以启动“指定参数值”对话框。
从下拉菜单中选择参数或提示值或者添加新值。
3。
如果在MicrosoftExcel中处理对象，以下附加选项可用： •如果想将参数或提示绑定到Excel电子表格中的某个区域，请选定“选择Excel数据范围”选项。
注意:接受多个离散值的参数和提示可以绑定到包含多个单元格的区域或名称变量。
选择以下其中一种方式来选择区域： •打开下拉列表并选择一个现有的名称变量。
•键入区域的地址。
•单击下拉列表右边的指定区域按钮 。
将显示“绑定参数”或 “绑定提示”对话框。
选择电子表格内的可用区域，然后单击“确 定”。
注意:通过“绑定参数”或“绑定提示”对话框，可选择当前工作表上任意位置处的区域，或工作簿中的任何其它工作表。
以下附加选项可用于绑定到区域的参数和提示： 38 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 •将参数列表附加到绑定单元格的下拉列表：如果选中此框，则将在每个选定的单元格内创建一个下拉列表，其中会列出选定参数的所有可能值。
警告:如果对值列表较大的参数或提示使用此选项，则将增加工作簿的总体大小；并可能会在刷新数据时降低性能和延长响应时间。
•刷新时更新参数列表：如果选中此框，则将刷新可用于选定参数的值列表。
警告:如果对值列表较大的参数或提示使用此选项，则将增加工作簿的总体大小；并可能会在刷新数据时降低性能和延长响应时间。
以下附加选项适用于范围类型的参数和提示：•包含此值：如果选中此框，则会将选定值添加到数据集中。
•无下限/上限值：如果选中此框，可使数据集忽略参数范围的下限 值或上限值。
4。
单击“确定”以关闭“指定参数值”（或“指定提示值”）对话框。
随后将自动刷新报表数据。
提示:这是默认的LiveOffice刷新行为，要修改此行为，请单击“LiveOffice”>“选项”，将出现“选项”对话框。
在“常规”部分下，使用复选框可指定首选的刷新行为。
3.5.3.2在单元格绑定更改时自动刷新数据 如果在MicrosoftOfficeExcel中使用LiveOffice对象，则本主题十分贴切。
1。
在“LiveOffice”菜单上，单击“选项”。
2。
在“选项”对话框中，单击“常规”选项卡。
3。
选择“绑定单元格变更时刷新LiveOffice对象”。
4。
单击“确定”。
注意:在刷新任何单独的LiveOffice对象时，将打开“指定参数值”对话框并允许修改参数值。
修改CrystalReports内容 39 3.5.4修改字段 可以在基于CrystalReports文档或文档实例的报表对象中添加或删除字段。
3.5.4.1添加或删除字段
1。
单击要修改的LiveOffice对象中的任何单元格。
2。
在“LiveOffice”菜单上，单击“修改”，然后单击“添加/删除字段”，打开LiveOffice插入向导的“选择数据”页面。
3。
执行以下操作之一：•若要添加某个字段，请在“可用字段”列表中选择该字段，然后单击向右箭头(>)。
•若要删除某个字段，请在“选定字段”列表中选择该字段，然后单击向左箭头（<）。
4。
若要更改所包含字段的顺序，请使用向上和向下箭头。
5。
单击“确定”应用更改。
相关主题•第27页上的“选择字段作为数据集” 3.5.5修改过滤器 可以在文档中添加、修改和删除过滤器。
可以将过滤器应用到源CrystalReports文档中的任何字段，即使未显示字段也一样。
3.5.5.1添加或修改过滤器
1。
单击要修改的报表中的任何单元格。
2。
在“LiveOffice”菜单上，单击“修改”，单击“过滤器设置”，然后单击“添加/修改”以打开“LiveOffice插入向导”的“过滤器设置”页面。
提示:通过LiveOffice快捷菜单也可以使用此命令。
3。
在“过滤器设置”页中，单击要过滤的字段。
4。
如果要修改某个现有过滤器，请选择该过滤器。
5。
从右边的“运算符”列表中选择一个适合的运算符。
40 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 可以选择多种不同类型的运算符。
可以使用值列表进一步限定运算符。
为您提供的选项取决于选定的运算符。
如果要过滤出空值，可以将“为空”和“不为空”运算符与其他运算符结合使用。
“不等于”运算符也可过滤出空值。
注意: •如果将过滤器添加到计算所得字段，您必须键入值，而不是从列表中选择。
LiveOffice无法从基础数据库中检索计算所得值。
•如果设置了报表对象中个别单元格的格式，并随后更改了过滤器，则设置了格式的单元格可能会消失。
6。
单击“添加过滤器”将过滤器添加到字段。
过滤器将出现在它所应用到的字段的下方。
7。
单击“确定”应用更改。
3.5.5.2删除过滤器
1。
在包含要删除过滤器的文档中选择单元格。
2。
在“LiveOffice”菜单上，单击“修改”，单击“过滤器设置”，然后单击“添加/修改”以打开LiveOffice插入向导的“过滤器设置”页面。
提示:也可以右键单击LiveOffice对象，依次指向“LiveOffice”、“过滤器设置”，然后单击“添加/删除”。
3。
在“过滤器设置”页面中，选择要删除的过滤器，单击“删除过滤器”，然后单击“确定”。
3.5.5.3选择作为过滤器设置的特定字段值 也可以针对特定字段值集或在其上进行过滤，以减少报表中的数据。
例如，如果报表数据包含有关某一类自行车的信息，则可能有包含以下信息的三个字段：大小、颜色和价格。
这些自行车可能有四种颜色：红色、黑色、蓝色和绿色。
如果希望报表仅显示黑色自行车的大小和价格，则可以使用“针对值”过滤器设置来返回该信息。
或者，可以使用“排除值”来排除特定值。
3.5.5.3.1针对某个值
1。
单击包含要作为过滤器包括在内的字段值的单元格。
例如，黑色的自行 车。
2。
在“LiveOffice”菜单上，依次单击“修改”、“过滤器设置”和“针对 值”。
修改CrystalReports内容 41 报表现在将显示黑色自行车的大小和价格信息。
若要恢复默认视图，请删除该过滤器。
3.5.5.3.2排除某个值
1。
单击包含要排除的值的单元格。
2。
在“LiveOffice”菜单上，依次单击“修改”、“过滤器设置”和“排除 值”。
LiveOffice删除包含选定值的该字段中的行。
在此示例中，所有红色自行车将从字段中消失。
若要恢复默认视图，请删除该过滤器。
第4章使用LiveOffice中的WebIntelligence内容 4.1概述 使用WebIntelligence可以在和上访问业务信息，以便进行功能强大的AdHoc查询和完善且易于使用的交互式分析。
借助BusinessObjectsLiveOffice（以下简称“LiveOffice”），可以轻松便捷地在MicrosoftOffice应用程序环境中处理WebIntelligence数据。
可以编译、分析和处理日常使用的MicrosoftOfficeExcel、PowerPoint、Outlook和Word文档中的实时WebIntelligence数据，从而制定改进的合作性策略。
4.1.1升级前一版本的内容 LiveOffice的早期版本支持将WebIntelligence字段插入到MicrosoftOffice文档中。
此版本与LiveOffice的早期版本向后兼容，因此可以升级WebIntelligence内容。
4.1.1.1升级前一版本中的WebIntelligence对象
1。
打开包含前一版本的WebIntelligence对象的MicrosoftOffice文 档。
2。
登录到BusinessObjectsEnterprise并启动“LiveOffice插入向导”。
将提示您升级。
3。
单击“确定”将WebIntelligence文档转换为此版本的LiveOffice 文档。
4。
升级流程完成之后，请右键单击该对象，选择“添加/删除字段”以修改 字段列表设置，或选择“刷新对象”以刷新字段。
插入WebIntelligence内容 43 4.2插入WebIntelligence内容 使用LiveOffice菜单或LiveOffice工具栏可以添加WebIntelligence内容。
这两种方法都可以启动易用的“LiveOffice插入向导”，它将轻松地指导用户完成以下操作：选择报表，选择WebIntelligence数据对象，然后将其插入到MicrosoftOfficeExcel、PowerPoint、Outlook或Word应用程序中作为LiveOffice对象与同事共享。
4.2.1启动LiveOffice插入向导
1。
打开MicrosoftOffice文档。
2。
登录到BusinessObjectsEnterprise。
有关更多信息，请参阅第18页 上的“登录到BusinessObjectsEnterprise”。
3。
选择要在其中插入LiveOffice对象的位置。
4。
选择“LiveOffice”>“插入”>“WebIntelligence内容”。
注意:在MicrosoftExcel中，还可以从“插入”>“WebIntelligence内容”启动此向导。
“LiveOffice插入向导”出现。
如果尚未登录到BusinessObjectsEnterprise，则会提示用户登录。
“LiveOffice插入向导”将指导用户完成选择文档、选择报表内容、选择提示值（如有必要）并将数据插入到MicrosoftOffice文档中。
4.2.1.1LiveOffice插入向导概述（针对WebIntelligence内容）要在LiveOffice中使用WebIntelligence功能，请使用“LiveOffice 插入向导”选择一系列选项。
“LiveOffice插入向导”由五个页面组成，页面的说明如下： 44 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 向导中的页面选择文档指定查询上下文指定提示值选择数据摘要 可完成的操作 •浏览可用报表。
•查找要使用的报表。
请参阅第45页上的“插入向导：选择文档”。
如果所选的WebIntelligence数据存在多个上下文，则必须指定要使用的上下文。
例如，应用于“市场营销”上下文或“销售”上下文的WebIntelligence报表部件。
请参阅第47页上的“插入向导：指定查询上下文”。
•从预选定的值列表中选择提示值。
•指定在每次刷新数据时是否进行提 示。
请参阅第48页上的“插入向导：指定提示值”。
选择要用于创建LiveOffice对象的WebIntelligence报表部件。
请参阅第49页上的“插入向导：选择数据”。
•键入LiveOffice对象的名称。
•在将对象插入到文档中之前，验证 对象在资源库中的路径。
请参阅第51页上的“插入向导：摘要”。
插入WebIntelligence内容 45 4.2.2插入向导：选择文档 “LiveOffice插入向导”的首页是“选择文档”页，该页显示BusinessObjectsEnterprise资源库资源管理器，以方便用户导航到所要使用的报表。
“选择文档”页显示用户有权访问的所有WebIntelligence报表，包括发布内包含的报表。
提示:也可以使用搜索功能按标题、关键字、内容或所有字段进行搜索，以快速找到特定报表。
如果要将内容导入到Outlook中的电子邮件，搜索对话框将默认为基于该电子邮件主题行的内容搜索。
46 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 4.2.2.1使用资源管理器查找文档
1。
在“选择文档”页的左窗格中，导航到包含要使用的报表的文件夹并双击它。
使用左窗格上方的按钮，可以在“文件夹”和“类别”视图之间切换以方便导航。
将展开文件夹层次结构。
如果报表包含在显示的发布内，请选中该发布实例以显示其内容。
注意:对于要导入的报表实例，该实例必须存储在BusinessObjectsEnterprise系统中的某个地方。
直接发送至收件箱的实例未存储在资源库中，因此无法导入到LiveOffice中。
2。
在“选择文档”页的右窗格中，选择要使用的报表，然后单击“下一步”。
提示: •单击列标题（例如“名称”、“所有者”或“类型”）以便对可用报表排序。
•可以使用框架集上方的搜索对话框，按标题或关键字搜索特定报表或对象。
•如果要导入到Outlook电子邮件，还会提供一个建议文件夹。
为了便于使用，此文件夹将包含基于电子邮件主题行的内容搜索的结果。
•“最近的文档”文件夹还包含最近创建或修改的所有报表，以方便进行访问。
4.2.2.2下一步：插入向导 注意: •如果所选的报表包含多个上下文，“LiveOffice插入向导”的下一页将是“指定上下文”页。
请参阅第47页上的“插入向导：指定查询上下文”。
•如果所选的报表不包含多个上下文，但包含提示，“LiveOffice插入向导”的下一页将是“指定提示值”页。
请参阅第48页上的“插入向导：指定提示值”。
•如果所选的报表不包含提示或多个上下文，“LiveOffice插入向导”的下一页将是“选择数据”页。
请参阅第49页上的“插入向导：选择数据”。
插入WebIntelligence内容 47 4.2.3插入向导：指定查询上下文 上下文是Universe中定义的一组数据对象，这些对象共享共同的商务目的。
如果选定的数据包括在多个上下文中，则必须指定要使用的上下文。
4.2.3.1指定上下文
1。
在“LiveOffice插入向导”的“指定查询上下文”页中，从列表中选择上下文。
2。
单击“下一步”。
如果选定的WebIntelligence报表包含提示，下一页将是“指定提示值”；如果报表不包含提示，则显示“选择数据”页。
48 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 4.2.4插入向导：指定提示值 只有当已为报表指定了提示时，才会显示“指定提示值”页面。
提示是必需或可选的。
如果此页面上列出的所有提示都是可选的，则在此阶段不必指定提示值，请单击“下一步”，并指定刷新对象时的提示值。
1。
在“指定提示值”页面上，为要指定的每个提示值执行以下操作之一： •在搜索字段中键入值，以便从预先选择的选项列表中搜索提示值。
单 击 ，以便为搜索字符串指定“忽略大小写”或“区分大小写”。
单击“>”以将其添加到选定的值中。
插入WebIntelligence内容 49 注意:如果可用值的列表为空或需要更新，请单击“刷新列表”图标 。
•双击显示的值以将其添加到选定值列表中。
•键入提示值，并单击“>”将该值添加到值列表。
2。
单击“下一步”。
将出现“选择数据”页面。
4.2.5插入向导：选择数据 “LiveOffice插入向导”的第四页是“选择数据”页，该页会提示用户选择要包括和插入到MicrosoftOffice文档中的报表部件。
50 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 4.2.5.1选择部件作为数据集
1。
选择查看报表数据的首选选项：•单击“切换交互式参数”按钮，在“交互式参数”窗格中调整参数值。
使用窗格中每个参数下的下拉列表来调整此值。
选择完参数值后，单击“应用”。
注意:如果报表不包含预定义参数，或者如果单击“切换到字段”，“切换交互式参数”图标将不会出现。
•单击“切换组树”按钮，以切换文档视图。
例如，在季度销售报表中，数据可以在文档树视图中按销售人员和产品进行分组和排序，以便快速访问。
•选择工具栏中的左向箭头或右向箭头以导航到报表中的特定页。
•选择“搜索”图标以在报表中搜索文本字符串（例如销售人员的姓名）。
•从可用的下拉列表中为报表选择页面放大或缩放系数以获得最佳显示。
2。
在文档查看器中，选择要包括的报表部件或对象。
例如，对于季度销售报表，可以包括销售人员的姓名、他们的产品类和季度销售总量。
提示:可使用ALT+单击选择多个要插入到MicrosoftOffice应用程序的报表部件。
3。
单击“下一步”。
插入WebIntelligence内容 51 4.2.6插入向导：摘要 4.2.7“摘要”页 将当前对象插入MicrosoftOffice应用程序之前，“摘要”页是“LiveOffice插入向导”中的最后一个屏幕。
按照下面的说明进行操作，以完成创建LiveOffice对象的过程。
1。
从“摘要”页中，命名LiveOffice对象，并验证其在BusinessObjects 资源库中的路径
2。
单击“完成”以将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档。
将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档时，将出现一个进度条。
52 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 现在用户可以修改对象属性，修改参数或提示设置，配置数据刷新选项，或者保存包含此嵌入的LiveOffice对象的Office文档。
相关主题•第53页上的“数据刷新选项”•第90页上的“以本地方式保存数据并将数据保存到资源库” 4.3添加更多WebIntelligence报表部件 可以快速轻松地将其他报表部件添加到LiveOfficeWebIntelligence文档中。
4.3.1添加同一源中的报表部件
1。
在MicrosoftOffice文档中选择源LiveOffice对象。
2。
单击鼠标右键，指向LiveOffice，然后单击“从同一报表新建对象”。
将出现“从相同源插入”窗口。
数据刷新选项 53
3。
选择要添加的报表部件，然后单击“插入”按钮。
LiveOffice将自动插入此部件。
完成插入来自该源的其它部件之后，单击“关闭”以返回到Office文 档。
4.4数据刷新选项 刷新对象时返回的数据取决于：•用作源对象的该对象的类型。
54 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 •所选的数据刷新选项。
用户可以从“LiveOffice”>“刷新选项”或从“LiveOffice对象属性”对话框中更改LiveOffice报表对象的刷新行为。
用户还可以更改MicrosoftOffice文档中LiveOffice对象的刷新顺序。
相关主题•第101页上的“修改对象刷新顺序” 4.4.1配置LiveOffice对象的刷新选项
1。
在MicrosoftOffice文档中，右击要为其更改刷新属性的LiveOffice对象。
2。
从“LiveOffice”菜单中，单击“刷新选项”。
将出现“刷新选项”对话框。
3。
选择要使用的刷新选项，然后单击“确定” 刷新选项 定义 为特定用户刷新选定LiveOffice对象的最新实例。
从下拉列表中选择要使用其实例的用户，默认值是“当前用户”（基于登录时所用的数据库凭据）。
最新实例：来自<用户>计划的最新实例 注意:从发布中所含报表的最新实例刷新时，LiveOffice将从当前用户的最新发布实例中获取报表内容。
发布实例必须以报表格式发布至某个Enterprise位置。
LiveOffice无法访问设置为直接分发至用户收件箱的实例。
数据刷新选项 55 刷新选项 定义 按需：从数据库中 刷新数据库中的数据。
这是默认值。
基于与已发布报表一起保存的数 使用随报表保存的数据：来自已据来刷新选定的实例。
仅当已发布 保存的数据报表 包含已保存数据的报表之后，此选 项才有效。
特定实例：来自报表的特定实例只刷新选定实例的数据。
4.4.2附加信息 注意: •如果WebIntelligence报表不包含实例，并且报表创建者未将其设置为“打开时刷新”，“使用随报表保存的数据”则为默认选项。
•如果WebIntelligence报表创建者已将此报表设置为“打开时刷新”，“按需”则为默认选项；如果此报表未包含实例，或者未包含随报表一起保存的数据，此选项则将是唯一可用的选项。
•如果WebIntelligence报表包含可供当前用户使用的实例，“最新实例”则为默认选项。
注意:出于安全方面的原因，如果选择在保存文档时删除数据，则无论何人打开文档，都将看到一条消息，告知数据已删除。
他们必须刷新对象才可以查看导入的LiveOffice对象。
要刷新对象，用户需要安装LiveOffice并具有访问BusinessObjectsEnterprise中的源对象的权限。
有关隐藏数据的更多信息，请参阅第108页上的“管理文档安全性和访问权限”。
56 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 4.5修改WebIntelligence内容 还可以修改现有WebIntelligence数据对象。
本节说明如何查看和修改现有LiveOffice对象。
本节包含以下内容，单些相应的链接可以跳转到相应的主题： 相关主题•第56页上的“查看和修改常规对象属性”•第58页上的“修改提示值” 4.5.1查看和修改常规对象属性 用户还可以显示和修改WebIntelligence对象的属性。
在“LiveOffice对象属性”窗口中可以查看和修改当前文档中的所有对象。
4.5.1.1查看LiveOffice对象的属性
1。
从MicrosoftOffice应用程序中，右击LiveOffice对象并单击“属 性”。
将出现“对象属性”对话框。
修改WebIntelligence内容 57 注意:显示的属性和可用的选项卡取决于所选对象的类型。
2。
选择包含要修改的一个或多个对象的“对象/报表”。
3。
选择要修改其属性的一个或多个对象。
4。
执行以下任一操作： •单击“常规”选项卡，以查看有关一个或多个对象的信息并修改诸如报表位置和对象名称之类的属性。
•单击“提示”选项卡，以查看当前参数设置并访问一个或多个选定对象的“指定参数值”窗口。
•单击“刷新”选项卡，以查看并修改一个或多个选定对象的刷新选项。
58 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 4.5.2修改提示值 可以在插入WebIntelligence数据对象时更改提示值，也可以稍后更改这些值。
插入对象时如果未指定提示值，则LiveOffice将使用当前提示值。
4.5.2.1修改参数或提示值和设置 通过CrystalReports对象的“指定参数值”对话框或WebIntelligence对象和查询的“指定提示值”对话框，可以设置相关值以用于指定所选LiveOffice对象使用的数据。
为所有Office应用程序提供了两个选项，并在Excel中提供了附加的第三个选项。
在Excel中工作时，用户可以选择将值与单元格绑定。
如果希望从Excel中自动更新值，绑定是一种很有用的方式。
用户可以将参数或提示值键入到单元格中（如果选定了此选项），也可以从单元格的下拉菜单中选择值。
例如，如果有一个“按区域列出的活动”报表，它包含“选择区域”参数，绑定单元格可能在下拉值列表中包含值“东部地区”和“西部地区”。
当选择值时，对象的数据将更新以反映所做的新选择。
1。
在MicrosoftOffice文档中，右键单击包含所需参数或提示的LiveOffice对象，然后单击“LiveOffice”>“提示设置”。
将显示“指定参数值”（或“指定提示值”）对话框。
2。
选择要修改的参数或提示，并从以下选项中选择以指定值：•如果每次刷新LiveOffice对象时都希望该对象提示用户选择参数或提示值，请选择“总是询问值”选项。
•选定“选择值列表”选项以将LiveOffice对象绑定到特定参数或提示值。
单击浏览按钮以启动“指定参数值”对话框。
从下拉菜单中选择参数或提示值或者添加新值。
3。
如果在MicrosoftExcel中处理对象，以下附加选项可用：•如果想将参数或提示绑定到Excel电子表格中的某个区域，请选定“选择Excel数据范围”选项。
注意:接受多个离散值的参数和提示可以绑定到包含多个单元格的区域或名称变量。
选择以下其中一种方式来选择区域：•打开下拉列表并选择一个现有的名称变量。
•键入区域的地址。
修改WebIntelligence内容 59 •单击下拉列表右边的指定区域按钮 。
将显示“绑定参数”或 “绑定提示”对话框。
选择电子表格内的可用区域，然后单击“确 定”。
注意:通过“绑定参数”或“绑定提示”对话框，可选择当前工作表上任意位置处的区域，或工作簿中的任何其它工作表。
以下附加选项可用于绑定到区域的参数和提示： •将参数列表附加到绑定单元格的下拉列表：如果选中此框，则将在每个选定的单元格内创建一个下拉列表，其中会列出选定参数的所有可能值。
警告:如果对值列表较大的参数或提示使用此选项，则将增加工作簿的总体大小；并可能会在刷新数据时降低性能和延长响应时间。
•刷新时更新参数列表：如果选中此框，则将刷新可用于选定参数的值列表。
警告:如果对值列表较大的参数或提示使用此选项，则将增加工作簿的总体大小；并可能会在刷新数据时降低性能和延长响应时间。
以下附加选项适用于范围类型的参数和提示：•包含此值：如果选中此框，则会将选定值添加到数据集中。
•无下限/上限值：如果选中此框，可使数据集忽略参数范围的下限 值或上限值。
4。
单击“确定”以关闭“指定参数值”（或“指定提示值”）对话框。
随后将自动刷新报表数据。
提示:这是默认的LiveOffice刷新行为，要修改此行为，请单击“LiveOffice”>“选项”，将出现“选项”对话框。
在“常规”部分下，使用复选框可指定首选的刷新行为。
第5章在LiveOffice中使用查询 5.1概述 查询用于根据存储在一个或多个数据库中的数据来回答业务问题。
查询可以是简单的，例如“去年销售总量”。
根据业务需求，查询也可以是复杂的，例如“去年第一季度产品A在美国加利福尼亚州的销售总量”。
一般情况下，查询通常以一种称为“结构化查询语言（SQL）”的语言发送到数据库中，而且只能由IT或数据库语言专家来设计。
然而，BusinessObjectsLiveOffice（LiveOffice）提供了插入向导以简化构建查询的工作，因此用户不必了解SQL也能使用LiveOffice查询信息。
无需了解复杂的编程语言。
LiveOffice插入向导以具有所熟悉的名称和含义的对象形式呈现数据库中的可用信息。
然后使用用户选定的对象和过滤器构建查询。
不费吹灰之力，用户便可定义查询并获得诸如以下业务问题的有意义的答案： 按•区域获取北美所有客户今年前三个季度的销售数据。
获•取全球范围内已成为合作伙伴的所有客户的列表。
数据以表的形式排列，可从MicrosoftOfficeExcel、Word、Outlook或PowerPoint文档中访问表数据。
本节包含有关在LiveOffice中创建、编辑和刷新查询的信息。
相关主题•第60页上的“插入查询”•第61页上的“LiveOffice插入向导概述（针对查询）”•第79页上的“修改查询” 5.2插入查询 使用LiveOffice菜单或LiveOffice工具栏可以添加查询。
这两种方法都可以启动易用的“LiveOffice插入向导”，它将轻松地指导用户完成 插入查询 61 以下操作：选择Universe，选择数据对象，然后将其插入到MicrosoftOfficeExcel、PowerPoint、Outlook或Word应用程序中作为LiveOffice对象与同事共享。
5.2.1启动LiveOffice插入向导
1。
打开MicrosoftOffice文档。
2。
登录到BusinessObjectsEnterprise。
有关更多信息，请参阅第18页 上的“登录到BusinessObjectsEnterprise”。
3。
选择要在其中插入LiveOffice对象的位置。
4。
选择“LiveOffice”>“插入”>“新建查询”。
注意:在MicrosoftExcel中，还可以从“插入”>“新建查询”启动此向导。
“LiveOffice插入向导”出现。
如果尚未登录到BusinessObjectsEnterprise，则会提示用户登录。
5.2.1.1LiveOffice插入向导概述（针对查询） 下面概述了如何使用LiveOffice插入向导来构建查询。
有关更详细的说明，请参阅第60页上的“插入查询”。
向导中的页面选择Universe 可完成的操作 •浏览可用的Universe•查找要使用的Universe。
请参阅第63页上的“插入向导：选择Universe”。
62 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 向导中的页面指定查询 指定查询上下文指定提示值摘要 可完成的操作 从“管理器”窗格中选择Universe对象，并将它们拖到“结果对象”中进行显示 或者从“管理器”窗格中选择Universe对象，并将它们拖到“过滤器对象”窗格中以创建数据过滤器 请参阅第64页上的“插入向导：指定查询”。
为查询选择Universe上下文。
上下文是Universe中定义的一组对象，这些对象共享共同的商务目的。
请参阅第74页上的“插入向导：指定查询上下文”。
•从预选定的值列表中选择提示值。
•指定在每次刷新数据时进行提示。
请参阅第48页上的“插入向导：指定提示值”。
键入LiveOffice对象的名称，并在将数据插入到MicrosoftOffice文档中之前验证该对象在资源库中的路径。
请参阅第78页上的“插入向导：摘要”。
插入查询 63 5.2.2插入向导：选择Universe “LiveOffice插入向导”的首页是“选择Universe”页，该页显示BusinessObjectsEnterprise资源库资源管理器，以方便用户导航到所要使用的报表。
“选择Universe”页显示用户有权访问的所有Universe。
提示:也可以使用搜索功能按标题、关键字、内容或所有字段进行搜索，以快速找到特定报表。
如果要将内容导入到Outlook中的电子邮件，搜索对话框将默认为基于该电子邮件主题行的内容搜索。
5.2.2.1选择数据源
1。
在“选择Universe”页的“文件夹”窗格中，导航到包含要使用的Universe的文件夹并双击它。
将展开文件夹层次结构。
64 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南
2。
在“选择Universe”页的右窗格中，选择要使用的Universe，然后单击“下一步”。
提示:•单击列标题（例如，“标题”、“所有者”或“修改的日期”）以便 对选定文件夹中的Universe排序。
•可以使用框架集上方的搜索对话框，按标题、关键字或内容搜索特定 Universe。
•如果要导入到Outlook电子邮件，还会提供一个建议文件夹。
为了便 于使用，此文件夹将包含基于电子邮件主题行的内容搜索的结果。
•“最近的文档”文件夹还包含最近访问或修改的所有Universe，以方 便进行访问。
相关主题•第64页上的“插入向导：指定查询” 5.2.3插入向导：指定查询 要定义数据以使其回答业务问题，并将其插入到MicrosoftOfficeExcel、PowerPoint、Outlook或Word文档中，需要构建查询。
“指定查询”页面的管理器窗格列出了为选定Universe定义的所有可用对象。
5.2.3.1向查询中添加对象构建查询就是拖放操作这么简单。
用户可以从左窗格中选择项目，然后将 它们放入“结果对象”或“过滤器对象”窗格中。
注意:用户还可以随时将这些项从这些区域拖回到左窗格中。
1。
从左窗格中，选择对象并将其拖至“结果对象”窗格中。
例如，查询可能包括“年度”、“销售代表”、“客户名称”和“美 元金额”。
拖至“结果对象”窗格的对象将构成LiveOffice对象的列。
2。
从左窗格中，选择对象并将其拖至“过滤器对象”窗格中。
用户可以将对象同时拖至“结果对象”和“过滤器对象”窗格中。
拖至“过滤器”窗格的对象将不会出现在LiveOffice对象中。
这些对象将过滤数据，并将产生的数据集限定在用户的规范内。
以步骤1中的示 插入查询 65 例为例，也可以拖动对象“年度”作为过滤器，从而将显示的数据限定在选定年度内。
a。
现在用户可以确定“过滤器对象”窗格中的对象将是什么类型的过滤 器。
过滤器类型包括：•常量值•值列表•提示•对象 有关更多信息，请参阅第69页上的“过滤查询对象”。
3。
现在用户可以进一步定义选定的对象。
通过对数据集排名或排序，可以使业务问题变得更有意义。
a。
为查询对象添加排名第68页上的“排名查询对象”b。
对查询对象排序第69页上的“对查询对象排序”
4。
单击“下一步”以继续。
相关主题•第73页上的“配置查询选项” 5.2.3.2关于“指定查询”页本节介绍“指定查询”页的功能。
66 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 “显示/隐藏管理器窗格”按钮 “管理器”窗格是左侧的面板。
单击“显示/隐藏管理器窗格”按钮可以显示或隐藏此窗格。
“显示/隐藏过滤器窗格”按钮 单击“显示/隐藏过滤器窗格”按钮象”窗格。
可以显示或隐藏“过滤器对 插入查询 67 “显示选项对话框”按钮 单击“显示选项对话框”按钮 可以显示“选项”对话框。
有关更 多信息，请参阅第73页上的“配置查询选项”。
“添加排名”按钮 单击“添加排名”按钮 可以按选定的顺序对所选对象的关联数据 进行排名。
有关更多信息，请参阅第68页上的“排名查询对象”。
管理排序 单击“管理排序”按钮可以显示“排序”对话框。
从此对话框中可以管理任何已添加到对象的排序。
有关更多信息，请参阅第69页上的“对查询对象排序”。
可用对象 在“管理器”窗格中，将会看到在文件夹树结构中选定的Universe后跟文件夹。
单击以展开文件夹，以显示其中的可用数据对象。
通过将对象拖至所需的窗格，可以选定这些对象作为结果对象或过滤器对象。
对象可以是以下类型之一： • 维对象 维对象显示在报表中作为分析基准的数据。
维对象通常会检索字符型数据，例如，客户姓名、旅游胜地名称或日期。
• 明细对象 明细对象提供有关维的描述性数据。
明细总是附属于维（明细为该维提供附加信息）。
例如，[Age（年龄）]是与[Customer（客户）]维关联的明细对象。
• 度量对象 度量对象检索对数据库中数据进行计算所得的数值数据。
例如，[Revenue（收入）]是售出项目数乘以项目价格的计算结果。
68 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 • 预设条件对象预设条件对象是一个预定义的过滤器，只能置于“过滤器对象”窗格中。
例如，[ThisYear（今年）]是一个将数据集限定于当前年度的预定义过滤器。
5.2.3.3排名查询对象 排名是一种限制查询所返回数据的方法。
在LiveOffice插入向导的“指定查询”页面中，可以基于定义的度量将排名添加到维或对象。
例如，可以设置一个排名，以便基于去年销售额总和将CustomerName维限制为前七个结果。
注意:并非所有Universe对象都支持排名。
无法在其值取决于数据顺序的对象上进行排名。
这是因为LiveOffice排名功能会更改数据顺序，进而更改对象数据，而后者又要求重新计算数据顺序。
结果造成排名与对象数据之间出现循环依赖。
1。
单击管理器窗格上方的“添加排名”按钮 。
“结果对象”窗格下的单独窗格中将显示一个过滤器编辑器。
2。
在过滤器编辑器中，通过从“添加排名”图标旁边的下拉列表中进行选择来限定排名顺序。
可选择以下限定符之一： •前•后•前（按百分比）•后（按百分比）
3。
在选定限定符旁边的框中提供一个值。
使用对应的控制按钮将显示的值上移或下移。
4。
将维、度量和对象（如果需要）拖放到过滤器编辑器内指定的字段中。
可以直接从管理器窗格中拖动对象，或者从“结果对象”窗格中移动预先选定的对象。
5。
重复步骤1-4以设置另一个排名，或继续生成查询。
插入查询 69 5.2.3.4对查询对象排序 可以将特定的排序顺序应用于查询中包括的对象。
该排序顺序将反映在查询检索到的结果中。
指定在LiveOffice插入向导中查看“指定查询”页面所需的排序。
1。
在“指定查询”页面中，单击“管理排序”图标。
将显示“排序对话框”。
2。
从“可用对象”列表中，选择要排序的对象。
展开文件夹和子文件夹以找到对象。
注意:无法选择整个文件夹。
3。
使用“>”按钮将选定的对象移到“查询排序”列表。
要撤消选择，请使用“<”按钮将对象返回到“可用对象”列表。
4。
在“查询排序”列表中选择一个对象，并执行以下任意操作：•通过选择相应的按钮，将对象的已检索数据的顺序指定为“升序”或“降序”。
对象旁边将显示对应的向上（升序）或向下（降序）箭头。
对象默认情况下指定为升序。
•使用“上移”或“下移”按钮在“查询排序”列表内移动对象。
查询将在列表中反映该顺序。
5。
单击“确定”。
“排序对话框”将关闭，并且将返回到LiveOffice插入向导中的“指定查询”页面。
5.2.3.5过滤查询对象 当使用“LiveOffice插入向导”中的“过滤器对象”构建简单查询时，可以选择其中一个比较运算符，然后使用以下四种类型的过滤器之一： 比较运算符•等于•不等于•大于•大于或等于•小于•<=•介于 70 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 •不介于•属于列表•不属于列表•为空•不为空•两者•排除 过滤器类型•常量 注意:“常量”是默认选择。
•值列表•提示•对象 注意:当与下列比较运算符一起使用时，不支持“对象”过滤器类型：“属于列表”、“不属于列表”、“为空”和“不为空”。
限制:OLAPUniverse不支持“对象”过滤器类型。
设置所需的查询过滤器之后，单击“下一步”。
如果查询具有多个可能的上下文，“LiveOffice插入向导”的下一页将为“指定查询上下文”页；如果查询具有提示，则下一页将为“指定提示值”页。
如果查询不包含可能的上下文，也不包含提示，则显示插入向导的“摘要”页。
5.2.3.5.1使用常量值作为过滤器 将对象放入“过滤器对象”窗格时，将显示对应的过滤器编辑器。
1。
在过滤器编辑器中，单击右边的向下箭头，并选择“常量”。
2。
在提供的文本框中键入一个值。
对象将设置为在文本框中输入的值。
注意:在文本框中输入的值是查询运行时对象的常量值。
单击文本框左边的向下箭头，选择指定值和查询对象之间的其他关系。
3。
单击“下一步”。
插入查询 71 将出现“指定查询上下文”或“指定提示值”页面。
5.2.3.5.2使用值列表作为过滤器 将对象放入“过滤器对象”窗格时，将显示对应的过滤器编辑器。
1。
在过滤器编辑器中，单击右边的向下箭头，并选择“值列表”。
2。
从“值列表”对话框中，双击要包括的值，然后单击“确定”。
例如，可以选择值“Partners”，以便查询结果将返回SC区域中已成为合作伙伴的客户的列表。
所选值出现在“过滤器对象”窗格中。
3。
单击“下一步”。
将出现“指定查询上下文”或“指定提示值”页面。
72 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 5.2.3.5.3使用提示作为过滤器 将对象放入“过滤器对象”窗格时，将显示对应的过滤器编辑器。
例如，可以为客户或潜在客户的类型（例如Partners或SystemIntegrators）或为不同的地理区域添加提示。
1。
在过滤器编辑器中，单击右边的向下箭头，并选择“提示”。
2。
单击文本框右边的“定义提示”图标。
“定义提示”对话框将打开。
3。
在“定义提示”对话框中，选择所需的提示属性，然后单击“确定”。
例如，可以选择“可选提示”使提示成为可选提示。
4。
单击“下一步”。
将出现“指定查询上下文”或“指定提示值”页面。
5.2.3.5.4使用对象作为过滤器将对象放入“过滤器对象”窗格时，将显示对应的过滤器编辑器。
1。
在过滤器编辑器中，单击右边的向下箭头，并选择“对象”。
“对象和变量”对话框打开。
2。
在“可用对象和变量”下面，选择任意Universe对象。
单击“确定”。
只能选择一个对象，而且该对象不能是预定义的Universe过滤器或文件夹。
3。
单击“下一步”。
将出现“指定查询上下文”或“指定提示值”页面。
插入查询 73 5.2.3.6配置查询选项可以配置查询选项来执行以下操作，以提高性能和数据质量： •消除结果集中的重复行•设置运行查询的时间限制•设置查询结果集中返回的行数的限制。
•将返回的数据限制为指定的随机样本集。
5.2.3.6.1配置查询选项
1。
单击“显示选项对话框”图标。
将出现“选项”对话框。
2。
从“选项”对话框中，配置下表中所描述的可用选项，然后单击“确定”。
选项 说明 重复行 如果用户未选择此选项，则重复行将从查询结果中删除。
例如，如果需要“Year”对象，则对于查询返回的每一行，都将有不同的年份，而不可能有重复的年份值。
默认值为False。
最大提取时间 允许查询运行的最长时间（以秒计）。
值-1表示没有时间限制。
最大提取行数 运行查询时要获取的最大行数。
值-1表示没有限制。
样本结果集 返回指定数量的行作为当前选择标准内的随机数据。
74 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 5.2.4插入向导：指定查询上下文 上下文是定义的一组查询中的对象，这些对象共享共同的商务目的。
在Universe中使用上下文可避免不明确的查询，即那些包含能够返回多种信息的对象的查询。
如果查询存在多个上下文，则必须在LiveOffice插入向导的“指定查询上下文”页面中指定要使用的上下文。
注意:用户还可以在“LiveOffice对象属性”窗口的“提示”选项卡中或刷新期间修改查询上下文。
5.2.4.1指定上下文 如果查询包含多个上下文，“指定查询上下文”页面将在构建新查询时显示。
插入查询 75
1。
从“可用的上下文”列表中，为查询选择要使用的上下文。
提示:当前上下文列在“选定值”标题下。
2。
单击“下一步”继续构建查询。
如果查询包含提示，下一页将是“指定提示值”页；如果不包含提示，则显示“LiveOffice插入向导”的“摘要”页。
76 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 5.2.5插入向导：指定提示值 只有在为查询指定了提示时，SpecifyPromptValues页面才会显示。
提示是必需或可选的。
如果此页面上列出的所有提示都是可选的，则在此阶段不必指定提示值，请单击“下一步”，并指定刷新查询时的提示值。
1。
在“指定提示值”页面上，为要指定的每个提示值执行以下操作之一： •在“输入一个值”字段中，输入新值并单击“>”，以将此值添加到“选定值”中。
单击“<”则从“选定值”列表中删除一个值，或单击“<<”从此列表中删除多个值。
插入查询 77 •选择一个显示值，单击“>”或双击，以将其添加到“选定值”列表中。
注意: 如果可用值的列表为空或需要更新，请单击“刷新值”按钮 。
•要从预选定值的列表中搜索，请在搜索字段中输入值。
单击搜索按钮 ，并为搜索字符串指定“忽略大小写”或“区分大小写”。
单击“>”以将返回的值添加到“选定值”中。
2。
单击“下一步”。
将出现“摘要”页面。
78 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 5.2.6插入向导：摘要 5.2.7“摘要”页 将当前对象插入MicrosoftOffice应用程序之前，“摘要”页是“LiveOffice插入向导”中的最后一个屏幕。
按照下面的说明进行操作，以完成创建LiveOffice对象的过程。
1。
从“摘要”页中，命名LiveOffice对象，并验证其在BusinessObjects 资源库中的路径
2。
单击“完成”以将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档。
将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档时，将出现一个进度条。
修改查询 79 现在用户可以修改对象属性，修改参数或提示设置，配置数据刷新选项，或者保存包含此嵌入的LiveOffice对象的Office文档。
相关主题•第53页上的“数据刷新选项”•第90页上的“以本地方式保存数据并将数据保存到资源库” 5.3修改查询 用户还可以修改现有查询对象。
本节说明如何查看和修改现有LiveOffice对象。
本节包含以下内容，单些相应的链接可以跳转到相应的主题： 相关主题•第79页上的“查看和修改常规对象属性”•第81页上的“修改提示值”•第83页上的“更改Universe位置”•第83页上的“修改查询定义”•第83页上的“修改查询上下文” 5.3.1查看和修改常规对象属性 用户还可以显示和修改查询的属性。
在“LiveOffice对象属性”窗口中可以查看和修改当前文档中的所有对象。
5.3.1.1查看LiveOffice对象的属性
1。
从MicrosoftOffice应用程序中，右击LiveOffice对象并单击“属 性”。
将出现“对象属性”对话框。
80 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 注意:显示的属性和可用的选项卡取决于所选对象的类型。
2。
选择包含要修改的一个或多个对象的“对象/报表”。
3。
选择要修改其属性的一个或多个对象。
4。
执行以下任一操作： •单击“常规”选项卡，以查看有关一个或多个对象的信息并修改诸如报表位置和对象名称之类的属性。
•单击“提示”选项卡，以查看当前参数设置并访问一个或多个选定对象的“指定参数值”窗口。
•单击“刷新”选项卡，以查看并修改一个或多个选定对象的刷新选项。
修改查询 81 5.3.2修改提示值 用户可以在插入查询数据对象时更改提示值，也可以稍后更改这些值。
插入对象时如果未指定提示值，则LiveOffice将使用当前提示值。
5.3.2.1修改参数或提示值和设置 通过CrystalReports对象的“指定参数值”对话框或WebIntelligence对象和查询的“指定提示值”对话框，可以设置相关值以用于指定所选LiveOffice对象使用的数据。
为所有Office应用程序提供了两个选项，并在Excel中提供了附加的第三个选项。
在Excel中工作时，用户可以选择将值与单元格绑定。
如果希望从Excel中自动更新值，绑定是一种很有用的方式。
用户可以将参数或提示值键入到单元格中（如果选定了此选项），也可以从单元格的下拉菜单中选择值。
例如，如果有一个“按区域列出的活动”报表，它包含“选择区域”参数，绑定单元格可能在下拉值列表中包含值“东部地区”和“西部地区”。
当选择值时，对象的数据将更新以反映所做的新选择。
1。
在MicrosoftOffice文档中，右键单击包含所需参数或提示的LiveOffice对象，然后单击“LiveOffice”>“提示设置”。
将显示“指定参数值”（或“指定提示值”）对话框。
2。
选择要修改的参数或提示，并从以下选项中选择以指定值：•如果每次刷新LiveOffice对象时都希望该对象提示用户选择参数或提示值，请选择“总是询问值”选项。
•选定“选择值列表”选项以将LiveOffice对象绑定到特定参数或提示值。
单击浏览按钮以启动“指定参数值”对话框。
从下拉菜单中选择参数或提示值或者添加新值。
3。
如果在MicrosoftExcel中处理对象，以下附加选项可用：•如果想将参数或提示绑定到Excel电子表格中的某个区域，请选定“选择Excel数据范围”选项。
注意:接受多个离散值的参数和提示可以绑定到包含多个单元格的区域或名称变量。
选择以下其中一种方式来选择区域：•打开下拉列表并选择一个现有的名称变量。
•键入区域的地址。
82 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 •单击下拉列表右边的指定区域按钮 。
将显示“绑定参数”或 “绑定提示”对话框。
选择电子表格内的可用区域，然后单击“确 定”。
注意:通过“绑定参数”或“绑定提示”对话框，可选择当前工作表上任意位置处的区域，或工作簿中的任何其它工作表。
以下附加选项可用于绑定到区域的参数和提示： •将参数列表附加到绑定单元格的下拉列表：如果选中此框，则将在每个选定的单元格内创建一个下拉列表，其中会列出选定参数的所有可能值。
警告:如果对值列表较大的参数或提示使用此选项，则将增加工作簿的总体大小；并可能会在刷新数据时降低性能和延长响应时间。
•刷新时更新参数列表：如果选中此框，则将刷新可用于选定参数的值列表。
警告:如果对值列表较大的参数或提示使用此选项，则将增加工作簿的总体大小；并可能会在刷新数据时降低性能和延长响应时间。
以下附加选项适用于范围类型的参数和提示：•包含此值：如果选中此框，则会将选定值添加到数据集中。
•无下限/上限值：如果选中此框，可使数据集忽略参数范围的下限 值或上限值。
4。
单击“确定”以关闭“指定参数值”（或“指定提示值”）对话框。
随后将自动刷新报表数据。
提示:这是默认的LiveOffice刷新行为，要修改此行为，请单击“LiveOffice”>“选项”，将出现“选项”对话框。
在“常规”部分下，使用复选框可指定首选的刷新行为。
修改查询 83 5.3.3更改Universe位置 5.3.3.1更改现有查询的Universe位置
1。
从MicrosoftOffice文档中，右击现有查询，单击“LiveOffice”>“属性”。
将出现“LiveOffice对象属性”页面。
2。
单击“常规”选项卡以显示对象定义并设置Universe位置属性
3。
单击“选择”打开“Universe位置”对话框。
4。
进行所需的更改，然后单击“确定”。
5.3.4修改查询定义 5.3.4.1修改查询定义
1。
从MicrosoftOffice文档中，右击现有查询。
2。
选择“LiveOffice”并单击“编辑Universe查询”以运行LiveOffice插入向导。
将出现“指定查询”页面。
3。
对查询的定义进行所需的更改，然后单击“确定”。
5.3.5修改查询上下文 从“LiveOffice对象属性”窗口的“提示”选项卡中或在刷新期间，可以修改现有查询的上下文。
5.3.5.1修改查询上下文
1。
在MicrosoftOffice文档中，右键单击现有查询，指向“LiveOffice”， 然后单击“属性”。
将出现“LiveOffice对象属性”对话框。
2。
单击“提示”选项卡以显示当前查询上下文。
3。
单击“查询上下文”按钮。
将显示“指定查询上下文”窗口。
4。
从“可用的上下文”下的列表中选择新上下文。
5。
单击“确定”提交更改。
84 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 此时将返回到“LiveOffice对象属性”窗口。
6。
单击“确定”以返回到MicrosoftOffice文档。
LiveOffice对象将刷新，其数据将反映新的查询上下文。
第6章使用LiveOffice对象执行常见任务 6.1使用LiveOffice执行常见任务 将LiveOffice对象插入MicrosoftOffice文档后，可以执行一组常见任务。
相关主题•第93页上的“删除LiveOffice对象”•第92页上的“加载、更新和刷新现有内容”•第85页上的“通过报表修改对象”•第91页上的“通过Outlook分发对象”•第90页上的“复制并粘贴LiveOffice对象”•第88页上的“连接到不同的系统”•第88页上的“打开本地驱动器上的文档”•第87页上的“查看发布的文档”•第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise” 6.1.1通过报表修改对象 在“LiveOffice对象属性”窗口中可以查看当前电子表格中的所有报表和报表对象。
可以通过报表或全局设置修改个别对象和所有对象。
“LiveOffice对象属性”窗口提供了一个用于设置当前的“刷新”和“提示”属性的集中位置。
取决于所选的报表和对象，某些选项可能不可用。
6.1.1.1查看LiveOffice对象的属性
1。
从MicrosoftOffice应用程序中，右击LiveOffice对象并单击“属 性”。
将出现“对象属性”对话框。
86 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 注意:显示的属性和可用的选项卡取决于所选对象的类型。
2。
选择包含要修改的一个或多个对象的“对象/报表”。
3。
选择要修改其属性的一个或多个对象。
4。
执行以下任一操作： •单击“常规”选项卡，以查看有关一个或多个对象的信息并修改诸如报表位置和对象名称之类的属性。
•单击“提示”选项卡，以查看当前参数设置并访问一个或多个选定对象的“指定参数值”窗口。
•单击“刷新”选项卡，以查看并修改一个或多个选定对象的刷新选项。
使用LiveOffice执行常见任务 87 6.1.2发布和查看文件 6.1.2.1概述 可以使用BusinessObjectsLiveOffice（LiveOffice）将文档发布到BusinessObjectsEnterprise。
要将文档发布到BusinessObjectsEnterprise，必须具有发布权限。
要查看文档，用户必须对文档具有查看权限。
相关主题•第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise”•第87页上的“查看发布的文档” 6.1.2.2查看发布的文档 如果您对BusinessObjectsEnterprise中的某个发布的文档具有查看权限，则可以打开该文档。
要查看该文档，必须在计算机上安装了与该文档类型相对应的软件，例如MicrosoftOfficeWord、Excel、Outlook或PowerPoint。
6.1.2.2.1查看发布的文档
1。
在“LiveOffice”菜单上，指向“发布到BusinessObjects Enterprise”，然后单击“从BusinessObjectsEnterprise中打开” 注意:如果尚未登录到BusinessObjectsEnterprise，则系统会提示用户登录。
有关更多信息，请参阅第18页上的“登录到BusinessObjectsEnterprise”。
2。
在“打开”对话框中，选择想要查看的文档。
注意:如果文档中的对象原来基于已发布到不同BusinessObjectsEnterprise系统的CrystalReports文档或WebIntelligence文档，则将看到一条消息，告知在当前系统中无法找到源。
3。
单击“打开”显示文件。
您是否能够修改文档取决于应用于文档的MicrosoftOffice安全性以及在BusinessObjectsEnterprise中应用于文档的权限。
相关主题•第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise” 88 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 6.1.2.3打开本地驱动器上的文档 可以打开本地计算机上的文档，而无需连接到BusinessObjectsEnterprise。
例如，可以打开一个包含对象的文档，并在提示时选择不连接到BusinessObjectsEnterprise。
但是，如果不连接到BusinessObjectsEnterprise，将无法使用LiveOffice功能修改对象或刷新数据。
注意:如果在保存文档时隐藏数据，则打开文档的任何人都必须刷新对象才能查看导入的数据。
要刷新对象，用户需要安装LiveOffice并具有访问BusinessObjectsEnterprise中的源对象的权限。
相关主题•第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise”•第87页上的“查看发布的文档” 6.1.2.4将文档发布到BusinessObjectsEnterprise 完成文档之后，您可以将其发布到BusinessObjectsEnterprise以供其他用户查看。
可以使用BusinessObjectsEnterprise管理任何MicrosoftWord、MicrosoftExcel、Outlook和MicrosoftPowerPoint文档；它们不必包含任何导入的数据。
6.1.2.4.1发布文档
1。
在“LiveOffice”菜单上，指向“发布到BusinessObjects Enterprise”，然后单击“保存到BusinessObjectsEnterprise中”或“作为新内容保存到BusinessObjectsEnterprise中”。
注意:如果尚未登录到BusinessObjectsEnterprise，则会提示您登录。
有关更多信息，请参阅第18页上的“登录到BusinessObjectsEnterprise”。
2。
在“另存为”对话框中，选择要在其中保存文档的文件夹。
3。
在“文件名”字段中输入文档的名称。
4。
单击“保存”即可发布文档。
相关主题•第87页上的“查看发布的文档” 6.1.2.5连接到不同的系统 如果站点有多个BusinessObjectsEnterprise系统，则管理员可将CrystalReports或WebIntelligence数据移动到其他CMS。
如果打开
一 使用LiveOffice执行常见任务 89 个文档，该文档包含的对象连接到位于不同BusinessObjectsEnterprise系统中的源对象，则将看到一条消息，告知在当前系统中无法找到源对象。
要将对象连接到当前系统中相应的CrystalReports或WebIntelligence对象，必须确保当前系统中的对象与原始对象具有相同的字段或维名称和表名称。
例如，假设纽约销售团队有一个文档，该文档包含一个使用名为“全球销售”的Crystal报表的对象，并且该报表已发布到美国的BusinessObjectsEnterprise系统。
伦敦销售团队也有某个版本的“全球销售”Crystal报表，他们已将其命名为“全球销售”，并已将其发布到英国的BusinessObjectsEnterprise系统。
如果伦敦销售团队的成员想要使用纽约销售团队的文档，他们必须手动将对象连接到他们系统上的“全球销售”报表。
6.1.2.5.1重新连接对象
1。
打开包含要访问的对象的文档。
2。
登录到BusinessObjectsEnterprise。
3。
右击要重新连接的LiveOffice对象。
将出现一个上下文菜单。
4。
单击“LiveOffice”>“属性”。
“LiveOffice对象属性”窗口将打开。
5。
单击“选择”按钮。
一个文档位置窗口将打开。
6。
找到要连接到的报表对象，然后单击“确定”。
7。
为每个要连接的对象重复步骤3到
6。
保存文档时，到新对象实例的链接将保存在该文档中。
6.1.2.5.2连接到不同的CMS1。
在“LiveOffice”菜单上，单击“选项”。
“选项”对话框将打开。
2。
单击“Enterprise”选项卡。
3。
编辑系统和Web服务URL，使其指向正确的中央管理系统（CMS）。
例如，如果要插入的WebIntelligence文档位于名为businessobjects01的CMS上，则Web服务URL应如下： http://businessobjects01:8080/dswsbobje/services/session 90 BusinessObjectsLiveOfficeXI3.1SP2用户指南 可以更改LiveOffice设置，以便在每次启动MicrosoftOfficeExcel、Word、Outlook或PowerPoint时自动登录到BusinessObjectsEnterprise。
相关主题•第18页上的“登录到BusinessObjectsEnterprise”•第88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise”•第87页上的“查看发布的文档” 6.1.3以本地方式保存数据并将数据保存到资源库 插入并配置了LiveOffice对象后，可以采用本地方式保存工作，并将工作保存到BusinessObjectsEnterprise资源库。
6.1.3.1将文件保存到本地驱动器中•执行以下操作之一以本地方式保存文件： •从“文件”菜单中，单击“保存”或“另存为”•从“LiveOffice”菜单中，单击“创建快照” 6.1.3.2将文件保存到BusinessObjectsEnterprise资源库有关将数据对象发布到BusinessObjects资源库的更多信息，请参阅第 88页上的“将文档发布到BusinessObjectsEnterprise”。
6.1.4复制并粘贴LiveOffice对象 将LiveOffice对象嵌入MSOffice应用程序后，可以将对象复制并粘贴到同一文档内的另一个位置，或将其移动到完全不同的MSOffi
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